QCG-Antrag Unterlagen: was Sie vorher zusammenstellen

Für einen vollständigen QCG-Antrag brauchen Sie sieben Unterlagen: Antragsformular, Bildungsbedarfsplan, Kursbeschreibung mit AZAV-Nachweis, Mitarbeiterliste mit Beschäftigungsnachweisen, Gehaltsangaben bei Arbeitsentgeltzuschuss, gegebenenfalls Betriebsvereinbarung und bei Konzernstruktur den Gesellschafternachweis. Wer diese Unterlagen strukturiert vorbereitet, verkürzt die Prüfung beim Arbeitgeberservice um mehrere Wochen.

In der Beratungspraxis ist die häufigste Verzögerung keine formale Hürde, sondern fehlende Informationen über einzelne Mitarbeiter. Wer beim Erstgespräch sagt “Wir wollen zehn Leute qualifizieren”, aber drei Tage später nicht die Berufsabschluss-Daten aller zehn liefern kann, produziert einen Rückfrage-Zyklus, der sich über Wochen ziehen kann.

Das Antragsformular

Das offizielle QCG-Antragsformular erhalten Sie vom zuständigen Arbeitgeberservice. Einige Agenturen versenden es nach dem Erstgespräch per E-Mail, andere verweisen auf das Arbeitgeberportal der Bundesagentur, in dem der Antrag digital ausgefüllt wird. Die Formulare unterscheiden sich regional leicht, die Pflichtfelder sind aber bundesweit identisch.

Wichtig: Tragen Sie den Firmensitz korrekt ein, nicht den Sitz einer Zweigstelle. Die Zuständigkeit der Agentur richtet sich nach dem Hauptsitz. Bei Konzernen mit zentraler HR-Funktion ist das nicht immer selbsterklärend und sollte im Erstgespräch geklärt werden.

Der Bildungsbedarfsplan

Der Bildungsbedarfsplan ist das zentrale Dokument des Antrags. Er beantwortet drei Fragen:

• Welche Kompetenzlücke besteht heute?
• Welche Rolle soll der Mitarbeiter nach der Qualifizierung ausfüllen?
• Wie überbrückt der gewählte Kurs den Abstand zwischen Ist- und Soll-Profil?

Ein guter Bildungsbedarfsplan ist zwei bis fünf Seiten lang, nicht mehr. Er verweist auf konkrete Arbeitsergebnisse: geplante Digitalisierungsprojekte, neue Rollen im Organigramm, absehbare Technologieumstellungen. Abstrakte Formulierungen wie “Wir möchten die Zukunftsfähigkeit sichern” produzieren Rückfragen, weil sie die Prüfung durch die Agentur nicht tragen.

Eine vollständige Struktur mit Mustergliederung finden Sie im Artikel zum Bildungsbedarfsplan.

Die Kursbeschreibung des Trägers

Vom gewählten Bildungsträger brauchen Sie eine ausführliche Kursbeschreibung. Sie muss folgende Angaben enthalten:

• Offizielle Bezeichnung der Maßnahme
• Dauer in Unterrichtseinheiten (UE) und in Wochen
• Format (Präsenz, online, hybrid)
• Inhaltliche Module mit Lernzielen
• Abschluss und Zertifikat
• Gesamtkosten netto
• AZAV-Zertifizierungsnummer des Trägers
• Gültigkeit der Zertifizierung (Datum)

Viele Bildungsträger haben diese Unterlage standardisiert vorbereitet. Fragen Sie explizit nach der “QCG-Antragsunterlage” oder der “Kursbeschreibung für Bildungsgutschein/QCG-Antrag”. Ohne aktuelle AZAV-Nummer ist der Antrag chancenlos. Eine abgelaufene Zertifizierung ist nach den typischen Ablehnungsgründen einer der häufigsten Killer.

Die Mitarbeiterliste

Pro Mitarbeiter, den Sie qualifizieren lassen wollen, brauchen Sie:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Beschäftigungsbeginn im Unternehmen
• Art der Beschäftigung (Vollzeit, Teilzeit mit Stundenangabe, befristet bis/unbefristet)
• Aktuelle Position und Tätigkeitsbeschreibung
• Berufsabschluss mit Datum
• Angaben zu vorheriger §82-geförderter Weiterbildung (falls vorhanden)

Die letzte Angabe ist kritisch. Wer in den letzten vier Jahren schon einmal nach §82 SGB III gefördert wurde und nun eine inhaltlich ähnliche Weiterbildung beantragt, fällt aus der Förderfähigkeit. Prüfen Sie das vor der Antragstellung. Ein Rückruf bei der Personalabteilung mit einer gezielten Frage dauert zehn Minuten, spart aber potenziell eine Ablehnung nach zwölf Wochen.

Gehaltsangaben bei Arbeitsentgeltzuschuss

Wenn Sie zusätzlich zum Lehrgangskostenzuschuss auch den Arbeitsentgeltzuschuss beantragen, brauchen Sie Gehaltsangaben. Konkret:

• Bruttomonatsgehalt inklusive regelmäßiger Zulagen
• Arbeitszeit in Wochenstunden
• Umfang der Freistellung während der Maßnahme (Stunden pro Woche oder vollständige Freistellung)

Die Agentur berechnet daraus den maßnahmebedingten Arbeitsausfall, auf den sich der Zuschuss bezieht. Nicht bezuschusst werden Leistungsprämien, Weihnachts- oder Urlaubsgeld und sonstige Einmalzahlungen. Das Monatsgehalt reicht für die Berechnung.

Betriebsvereinbarung zur Weiterbildung

Wenn in Ihrem Unternehmen eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag zur beruflichen Weiterbildung besteht, legen Sie eine Kopie bei. Das reduziert den Eigenanteil um fünf Prozentpunkte. Konkret: Ein mittelständischer Betrieb mit 80 Mitarbeitern zahlt dann statt 50 Prozent nur 45 Prozent der Lehrgangskosten. Bei zehn Mitarbeitern und 9.700 Euro Kurskosten sind das 4.850 Euro Ersparnis.

Nicht jede Unternehmen hat eine solche Vereinbarung. Wenn nicht: kein Problem, die Förderung greift trotzdem, nur ohne den Fünf-Prozent-Bonus. Eine Betriebsvereinbarung extra für den QCG-Antrag abzuschließen ist für eine einmalige Kohorte meistens nicht lohnend. Wenn Qualifizierung eine fortlaufende HR-Strategie werden soll, ist der Aufwand dagegen gerechtfertigt.

Weitere Unterlagen je nach Situation

Abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur können weitere Unterlagen nötig werden:

• Konzernstruktur: Bei Konzernen mit mehreren Gesellschaften verlangt die Agentur einen Nachweis der Unternehmensgröße auf Konzernebene. Entscheidend für die Förderquote ist die Gesamt-Mitarbeiterzahl, nicht die der antragstellenden Tochter.
• Schwerbehinderung: Für die erhöhte Förderquote in KMU bei schwerbehinderten Mitarbeitern brauchen Sie den Schwerbehindertenausweis.
• Ältere Mitarbeiter ab 45: Die 45-Jahre-Grenze ergibt sich aus dem Geburtsdatum, ein separater Nachweis entfällt.
• Personenbezogene Einwilligung: Jeder qualifizierte Mitarbeiter muss schriftlich zustimmen, dass seine Daten an die Agentur weitergegeben werden. Ein kurzes Formular mit Unterschrift reicht.

Checkliste zum Abhaken

Unterlage	Vorhanden	Aktuell
QCG-Antragsformular	□	□
Bildungsbedarfsplan	□	□
Kursbeschreibung Träger	□	□
AZAV-Nachweis des Trägers	□	□
Mitarbeiterliste komplett	□	□
Berufsabschluss-Daten	□	□
Gehaltsangaben (bei AE-Zuschuss)	□	□
Betriebsvereinbarung (falls vorhanden)	□	□
Einwilligungen der Mitarbeiter	□	□

Gehen Sie die Checkliste einmal komplett durch, bevor Sie den Antrag einreichen. Unvollständige Anträge führen nicht zur Ablehnung, aber zu Rückfragen und Verzögerungen. Eine vollständige Einreichung verkürzt die Prüfung nach unseren Erfahrungswerten um zwei bis vier Wochen.

Die häufigsten Fehler in der Unterlagen-Vorbereitung

Aus meiner Beratungspraxis drei Beobachtungen, die bei fast jedem ersten QCG-Antrag auftreten:

Die Mitarbeiterliste ist unvollständig. Oft fehlt der Berufsabschluss mit Datum, weil er in der Personalakte nicht digital vorliegt. Das ist lösbar, aber es dauert Tage. Sammeln Sie die Daten vor dem Arbeitgeberservice-Gespräch, nicht danach.

Die Kursbeschreibung ist zu knapp. Der Träger liefert eine halbe Seite, die Agentur verlangt eine detaillierte Auflistung der Lernziele pro Modul. Fragen Sie gezielt nach einer “Detailbeschreibung für die Arbeitsagentur”, nicht nach der Marketingbroschüre.

Die Berufspraxis-Verbindung fehlt. Der Bildungsbedarfsplan beschreibt abstrakt, was gelernt werden soll, aber nicht, welche konkrete Rolle der Mitarbeiter danach ausfüllt. Die Agentur will sehen, dass die Qualifizierung in einen realen Arbeitskontext eingebettet ist.

Wenn Sie diese drei Punkte sauber abarbeiten, ist die Antragsvorbereitung in acht bis zwölf Arbeitsstunden zu schaffen. Die Gesamtstruktur des Antragswegs in sieben Schritten gibt den Rahmen, in den die Unterlagen eingebettet werden. Den Gesetzeshintergrund zur Förderquote nach Unternehmensgröße sollten Sie beim Bedarfsplan im Kopf haben, damit die Kalkulation intern trägt.

Häufig gestellte Fragen zu QCG-Antragsunterlagen

Muss ich die Originale einreichen oder genügen Kopien?

Für fast alle Unterlagen genügen Kopien oder digitale Scans. Ausnahme: Das Antragsformular selbst muss im Original unterschrieben vorliegen. Bei digitaler Antragstellung über das Arbeitgeberportal ist die elektronische Signatur ausreichend.

Was, wenn der Träger die AZAV-Nummer nicht herausgeben will?

Das sollten Sie als Warnsignal werten. AZAV-Zertifizierungen sind öffentlich einsehbar, und jeder seriöse Bildungsträger nennt die Nummer proaktiv. Wenn nicht, ist der Träger entweder nicht zertifiziert oder hat ein anderes Problem. In beiden Fällen ist Ihr QCG-Antrag gefährdet.

Wie aktuell müssen die Unterlagen sein?

Die AZAV-Zertifizierung muss zum Zeitpunkt der Antragstellung gültig sein. Die Mitarbeiterdaten sollten nicht älter als vier Wochen sein, weil sich Beschäftigungsstatus ändern kann. Der Bildungsbedarfsplan darf älter sein, solange er noch inhaltlich passt.

Kann ich die Unterlagen auch nachreichen?

Rein formal ja, aber das verzögert den Vorgang. Die Agentur beginnt mit der inhaltlichen Prüfung erst, wenn der Antrag vollständig ist. Jede fehlende Unterlage startet einen neuen Rückfrage-Zyklus. Wer Zeit sparen will, reicht komplett ein.

Was passiert mit den personenbezogenen Daten der Mitarbeiter?

Die Agentur verarbeitet die Daten zur Antragsprüfung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten) und §67 SGB X. Die Einwilligung des Mitarbeiters sollten Sie dokumentieren, auch wenn sie im Sinne des SGB X nicht zwingend erforderlich ist. In Ihrem Interesse verringert sie spätere Auseinandersetzungen.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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