QCG online beantragen: der digitale Weg über die AfA

Die Agentur für Arbeit bietet für QCG-Anträge das Portal eServices, über das Unternehmen den gesamten Förderprozess digital abwickeln können: Registrierung, Antragstellung, Unterlagen-Upload, Kommunikation mit dem Sachbearbeiter und Statusverfolgung. Die Online-Beantragung reduziert die Bearbeitungszeit typischerweise um ein bis zwei Wochen gegenüber dem postalischen Weg und bietet klare Vorteile in der Nachverfolgung.

Der digitale Weg ist nicht zwingend, aber seit 2023 der empfohlene Weg. Wer noch mit Papier arbeitet, hat nicht unrecht, aber verschenkt Effizienz. In meinen Beratungsgesprächen empfehle ich den Online-Weg für alle Unternehmen, die mehrere QCG-Anträge pro Jahr haben werden.

Das eServices-Portal der Bundesagentur im Überblick

Das Portal ist die zentrale digitale Anlaufstelle für Unternehmen, die Förderanträge bei der Agentur für Arbeit stellen. Die wichtigsten Funktionen:

• Registrierung und Authentifizierung für Unternehmen
• Antragstellung für verschiedene Förderungen (darunter QCG, Eingliederungszuschuss, Arbeitgeberberatung)
• Upload von Anlagen (PDF, Bilddateien)
• Digitale Kommunikation mit dem zuständigen Sachbearbeiter
• Statusanzeige laufender Vorgänge
• Einsicht in Bescheide und Entscheidungen
• Digitale Abrechnung und Meldungen während laufender Maßnahmen

Die Nutzung ist kostenfrei. Anmeldung und Nutzung erfolgen über die Website der Bundesagentur für Arbeit.

Voraussetzungen für den Online-Antrag

Bevor Sie den ersten digitalen QCG-Antrag stellen, brauchen Sie:

Registrierung als Arbeitgeber

Die Registrierung des Unternehmens im Portal. Dazu gehören Betriebsnummer, Unternehmensdaten, vertretungsberechtigte Person. Bei Erstanmeldung erfolgt eine Identitätsprüfung durch die Agentur.

Authentifizierung

Für die digitale Anmeldung gibt es zwei Wege. Der Benutzerkonten-Zugang mit Nutzername und Passwort sowie optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für qualifizierte elektronische Signaturen ist ein zertifizierter Signatur-Dienst nötig, aber nicht in allen Fällen erforderlich.

Technische Ausstattung

Eine stabile Internetverbindung, ein aktueller Browser und die Möglichkeit, PDFs zu erstellen. Moderne Standard-Ausstattung in Unternehmen reicht aus.

Betriebsnummer

Die Betriebsnummer der Agentur für Arbeit ist Voraussetzung. Wenn sie noch nicht existiert, muss sie vorab beantragt werden. Bei bestehenden sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten liegt sie in der Regel vor.

Schritt-für-Schritt durch den Online-Antrag

Der Ablauf folgt einer klaren Struktur.

Schritt 1: Portal-Login

Login über die Arbeitgeber-Seite der Bundesagentur. Der Einstieg ist unter arbeitsagentur.de/unternehmen{target=“_blank” rel=“noopener”} zu finden. Die Anmeldung erfolgt mit dem bei der Registrierung erstellten Zugang.

Schritt 2: Auswahl der Förderung

Im Bereich „Finanzielle Leistungen” wählen Sie „Qualifizierungschancengesetz” oder „Förderung der beruflichen Weiterbildung Beschäftigter”. Das System führt Sie in die entsprechende Antragsmaske.

Schritt 3: Stammdaten des Antragstellers

Die Unternehmensdaten werden weitgehend automatisch aus dem Portal übernommen. Prüfen Sie Kontaktperson, Ansprechpartner, Bankverbindung und Rechtsform.

Schritt 4: Angaben zum Mitarbeiter

Hier werden die Daten der zu qualifizierenden Person eingegeben. Bei einem Sammelantrag mehrerer Mitarbeiter werden pro Mitarbeiter separate Datensätze angelegt. Siehe Artikel zum QCG-Sammelantrag.

Relevante Angaben:

• Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer
• Beschäftigungsdauer im Unternehmen
• Berufsabschluss und relevante Qualifikationen
• Aktuelle Position und Tätigkeit
• Geplante Zielposition nach der Qualifizierung

Schritt 5: Angaben zur Qualifizierungsmaßnahme

Die Details des geplanten Kurses:

• Name der Maßnahme
• Bildungsträger
• AZAV-Zertifizierung des Trägers (Nummer)
• Maßnahmebeginn und Maßnahmeende
• Umfang in Unterrichtseinheiten
• Unterrichtsform (online, präsenz, hybrid)
• Lehrgangskosten
• Abschlusszertifikate

Schritt 6: Begründung des Qualifizierungsbedarfs

Das inhaltliche Herzstück des Antrags. In mehreren Textfeldern legen Sie dar:

• Welcher betriebliche oder externer Anlass die Qualifizierung notwendig macht
• Warum genau diese Mitarbeiter ausgewählt wurden
• Wie die Qualifizierung zur Zielposition führt
• Wie Vertretung und Reintegration nach der Maßnahme geplant sind

Diese Begründung entspricht inhaltlich dem Bildungsbedarfsplan und kann daraus übernommen werden.

Schritt 7: Upload von Anlagen

Die Anlagen werden als PDF hochgeladen. Typische Anlagen:

• AZAV-Zertifizierung des Bildungsträgers
• Detaillierte Kurs- und Modulbeschreibung
• Kostenkalkulation des Trägers
• Qualifizierungsvereinbarung mit dem Mitarbeiter (unterschrieben)
• Arbeitsvertrag oder Bescheinigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Berufsabschluss des Mitarbeiters (Kopie)
• Nachweis Betriebsrats-Beteiligung (wenn vorhanden)

Die maximale Dateigröße liegt üblicherweise bei 10 MB pro Datei. Große Dokumente ggf. splitten. Details zu den Antragsunterlagen.

Schritt 8: Prüfung und Einreichung

Vor der Einreichung führt das System eine Plausibilitätsprüfung durch. Fehlende Pflichtfelder oder unstimmige Angaben werden angezeigt. Nach der Prüfung wird der Antrag digital eingereicht, das System bestätigt den Eingang mit Aktenzeichen.

Vorteile der digitalen Antragstellung

Vorteil 1: Schnellere Zustellung

Der Antrag landet sofort beim Sachbearbeiter, der postalische Weg entfällt. Das spart ein bis zwei Tage bei jedem einzelnen Kommunikationsschritt.

Vorteil 2: Klare Nachverfolgung

Sie sehen den Status jedes eingereichten Antrags. Rückfragen des Sachbearbeiters kommen direkt ins Portal-Postfach. Mails gehen nicht verloren, Papieranfragen werden nicht übersehen.

Vorteil 3: Vollständigkeitsprüfung

Das System prüft beim Ausfüllen die Pflichtfelder. Unvollständige Anträge können nicht eingereicht werden. Das reduziert Rückfragen.

Vorteil 4: Archivierung

Alle gestellten Anträge sind im Portal gespeichert und bleiben abrufbar. Revisionen, Steuerprüfungen oder interne Dokumentationen können darauf zurückgreifen.

Vorteil 5: Digitale Abrechnung

Nach der Bewilligung können Sie auch die Abrechnung über das Portal abwickeln. Die Mechanik der QCG-Abrechnung wird damit deutlich straffer.

Typische Stolpersteine beim Online-Antrag

Aus der Beratungspraxis lassen sich wiederkehrende Probleme benennen.

Stolperstein 1: Zugangsrechte nicht klar geregelt

Im Unternehmen weiß niemand, wer Zugriff auf das Portal hat. Wenn der ursprüngliche Registrierer das Unternehmen verlassen hat, fehlt der Zugang. Klärung vor dem ersten Antrag: Wer hat Adminrechte, wer kann Anträge stellen, wer kann nur einsehen.

Stolperstein 2: Pop-ups und Browser-Einstellungen

Das Portal nutzt Pop-ups und erfordert JavaScript. Wenn die Unternehmens-IT-Sicherheit hohe Einschränkungen hat, kann das Hindernisse verursachen. Vorab mit der IT klären.

Stolperstein 3: Anlagen-Qualität

Schlechte Scan-Qualität, unleserliche Dokumente oder falsche Dateiformate führen zu Rückfragen. Scannen Sie in 300 DPI, prüfen Sie die Lesbarkeit vor dem Upload.

Stolperstein 4: Session-Timeouts

Sessions laufen nach Inaktivität ab. Bei langen Antragsformularen kann das zu Datenverlust führen. Zwischenspeichern ist meist möglich, aber nicht immer automatisch.

Stolperstein 5: Unklare Zuständigkeit

Nicht alle Sachbearbeiter in allen Agenturen arbeiten gleich strukturiert mit dem Portal. Manche bevorzugen parallele E-Mail-Kommunikation. Klären Sie bei Erstantragstellung, wie der Sachbearbeiter erreichbar ist.

Online-Antrag vs. postalischer Weg

Ein direkter Vergleich zwischen den beiden Wegen:

Aspekt	Online-Portal	Postalischer Weg
Zustellung	Sekunden	1 bis 3 Werktage
Kosten	null	Porto
Archivierung	automatisch	manuell
Statusanzeige	live im Portal	Anruf nötig
Plausibilitätsprüfung	ja	nein
Rückfragen	Portal-Postfach	Post oder E-Mail
Einheitlichkeit	standardisiert	variabel je Agentur
Digitale Signatur	teilweise	Unterschrift auf Papier

Die Postadresse bleibt eine Alternative für Unternehmen ohne digitale Infrastruktur oder für komplexe Fälle, bei denen der persönliche Kontakt mit dem Sachbearbeiter vor der Einreichung wichtig ist.

Kommunikation mit der Agentur

Nach der Einreichung läuft die Kommunikation bevorzugt über das Portal. Der zuständige Sachbearbeiter prüft den Antrag, stellt ggf. Rückfragen und trifft die Entscheidung. Typische Kommunikationspunkte:

• Eingangsbestätigung innerhalb von wenigen Tagen
• Zwischennachricht bei Bearbeitung (nicht immer)
• Rückfragen bei Unklarheiten
• Aufforderung zur Nachreichung fehlender Unterlagen
• Förderzusage oder Ablehnung

Rückfragen sollten innerhalb der angegebenen Frist beantwortet werden. Die Antwortfristen sind meist kurz (eine bis zwei Wochen). Bei fehlender Reaktion kann die Agentur den Antrag zurückweisen. Details zu den Ablehnungsgründen helfen, kritische Punkte vorher zu entschärfen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Das Portal arbeitet mit sensiblen Personendaten der Mitarbeiter. Die Bundesagentur hat die DSGVO-Konformität sichergestellt. Für Ihr Unternehmen gelten zusätzliche Pflichten:

Erstens: Informationspflicht gegenüber den Mitarbeitern. Die Betroffenen müssen über die Datenübermittlung an die Agentur informiert werden. Das ist typischerweise Teil der Qualifizierungsvereinbarung.

Zweitens: Zugriffskontrolle im Unternehmen. Nur berechtigte Personen (HR, ggf. Geschäftsführung) sollten Portalzugriff haben. Die Zugänge sind personalisiert, nicht geteilt.

Drittens: Aufbewahrung und Löschung. Die Daten im Portal bleiben länger erhalten als die Verarbeitung im eigenen Unternehmen. Eigene Kopien der Antragsunterlagen unterliegen den regulären Aufbewahrungsfristen.

Zusätzliche digitale Services

Neben der Antragstellung bietet das Portal weitere nützliche Funktionen:

• Arbeitgeberberatung: Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeberservice zur Beratung, bevor ein Antrag gestellt wird
• Eingliederungszuschuss: Parallel zur QCG-Förderung können andere Förderprogramme beantragt werden
• Stellenanzeigen: Wenn gleichzeitig Rekrutiert wird, können Stellen in der Jobbörse geschaltet werden
• Kurzarbeitergeld: Bei kombinierter Nutzung von Kurzarbeit und Weiterbildung
• Meldewesen: Pflichtmeldungen wie Beschäftigungsaufnahme oder -beendigung

Die Integration dieser Services in einem Portal reduziert den Verwaltungsaufwand spürbar.

Zukunftsausblick: weitere Digitalisierung

Die Bundesagentur investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung des Portals. Geplante oder schon eingeführte Verbesserungen (Stand 2026):

• Erweiterte Vorausfüllfunktionen durch Übernahme aus bestehenden Datensätzen
• Bessere Integration mit Bildungsträger-Datenbanken (AZAV-Zertifizierung automatisch prüfbar)
• Mobile Nutzbarkeit über Smartphone-App
• KI-gestützte Plausibilitätsprüfung der Begründungstexte
• Automatisierte Benachrichtigungen bei Statusänderungen

Nicht alle Verbesserungen stehen in allen Agenturen gleichzeitig zur Verfügung. Der Ausbau ist ein laufender Prozess.

Empfehlung für den Einstieg

Wenn Sie zum ersten Mal einen QCG-Antrag digital stellen, gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Erstens: Registrierung rechtzeitig vor dem Antrag. Die Erstregistrierung kann bis zu zwei Wochen dauern.

Zweitens: Zugänge personalisiert vergeben. Jeder Nutzer bekommt eigene Zugangsdaten mit passenden Rechten.

Drittens: Erster Antrag mit ausreichend Zeitreserve. Planen Sie einen halben Arbeitstag für die erste Antragstellung. Ab dem dritten Antrag geht es deutlich schneller.

Viertens: Alle Unterlagen vorab sammeln. Wer den Antrag beginnt und dann merkt, dass Anlagen fehlen, verliert Zeit. Details zur Unterlagen-Vorbereitung.

Fünftens: Bei Unklarheiten Arbeitgeberservice anrufen. Vor der Einreichung ein kurzes Gespräch mit dem zuständigen Sachbearbeiter kann Rückfragen später vermeiden.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Die Online-Antragstellung ist im §62 SGB I (Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr) rechtlich verankert. Die konkrete Umsetzung erfolgt nach den Durchführungsanweisungen der Bundesagentur. Der digitale Zugang ist gleichberechtigt zum postalischen Weg. Offizielle Informationen finden Sie bei der Bundesagentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”}. Den Gesetzestext zu §82 SGB III finden Sie bei gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Die Einbettung in den gesamten Antragsweg beschreibt der Artikel zum QCG-Antragsweg in sieben Schritten. Das erste Gespräch mit dem Arbeitgeberservice, das oft noch persönlich erfolgt, ist im Beitrag zum Arbeitgeberservice-Gespräch beschrieben.

Häufig gestellte Fragen zur Online-Antragstellung

Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nicht für die reguläre QCG-Antragstellung. Die Authentifizierung über Benutzername und Passwort reicht aus. Bei besonderen Konstellationen (sehr hohe Fördervolumen, Gesamtbetriebsvereinbarungen, Konzernanträge) kann eine qualifizierte Signatur sinnvoll sein.

Kann ich mehrere Anträge parallel bearbeiten?

Ja. Das Portal erlaubt mehrere geöffnete Anträge gleichzeitig. Bei Sammelanträgen für mehrere Mitarbeiter werden die Einzelfälle parallel erfasst und gemeinsam eingereicht.

Was passiert, wenn ich während der Bearbeitung unterbreche?

Anträge können zwischengespeichert werden. Bei Session-Timeout sind nur wenige Minuten der aktuellen Eingabe verloren. Bei längeren Pausen ist der Stand bis zum letzten Speicherpunkt erhalten. Regelmäßiges Zwischenspeichern wird empfohlen.

Kann der Bildungsträger über das Portal mit mir zusammenarbeiten?

Nicht direkt. Der Bildungsträger kann keine Anträge für Arbeitgeber stellen. Allerdings kann er die Unterlagen, die für den Upload nötig sind (Kursbeschreibung, AZAV-Nachweis, Kalkulation), gesondert zuliefern. Details zur [Trägerrolle](/blog/antragsprozess/bildungstraeger-rolle-qcg-antrag/).

Ist das Portal barrierefrei?

Die Bundesagentur arbeitet an der Barrierefreiheit nach BGG. Vollständige Barrierefreiheit ist noch nicht in allen Bereichen erreicht, wird aber schrittweise ausgebaut. Bei konkreten Zugangshürden können Sie den Support der Bundesagentur kontaktieren.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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