QCG-Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung

Eine QCG-Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung umfasst typischerweise drei bis fünf Seiten und liefert sieben Kernbausteine: Ausgangssituation, Maßnahmenbeschreibung, Business Case, Risikobetrachtung, Alternativen, klare Empfehlung und den Beschlussvorschlag. Gute Vorlagen ermöglichen eine Entscheidung in zehn bis zwanzig Minuten. Schlechte Vorlagen kosten Wochen und vier Nachfragerunden.

Die Entscheidungsvorlage ist das zentrale Dokument des internen Freigabeprozesses. Wer sie ernst nimmt, holt sich nicht nur eine Genehmigung, sondern auch einen gemeinsamen Planungshorizont mit der Führung.

Struktur einer QCG-Entscheidungsvorlage

Die bewährte Gliederung in sieben Abschnitten. Jeder Abschnitt beantwortet eine klare Frage.

Abschnitt 1: Ausgangssituation (Frage: Warum jetzt?)

Drei bis fünf Sätze, die den Anlass der Maßnahme beschreiben. Was hat sich im Markt, im Unternehmen oder in der Rolle verändert? Welche Konsequenz ergibt sich daraus?

Beispiel: „Das Unternehmen führt im dritten Quartal 2026 ein neues ERP-System ein. Drei Mitarbeiter im kaufmännischen Bereich benötigen für die erfolgreiche Migration eine Qualifizierung im Bereich Prozessautomatisierung und digitales Dokumentenmanagement. Ohne diese Qualifizierung müssten externe Berater für zwei Jahre eingesetzt werden, mit Kosten von rund 240.000 Euro.”

Der Abschnitt begründet, dass eine Nicht-Entscheidung teurer ist als eine Entscheidung.

Abschnitt 2: Maßnahmenbeschreibung (Frage: Was genau ist geplant?)

Konkrete Angaben zum Kurs, zum Träger, zu den Teilnehmern. In Bulletpoints oder kurzen Absätzen.

• Kurs: Digitalisierungsmanager für Prozessautomatisierung und KI
• Dauer: 4 Monate (720 Unterrichtseinheiten)
• Format: Live online, Mo-Fr ganztags
• Teilnehmer: 3 Mitarbeiter aus dem Controlling und der Finanzbuchhaltung
• Träger: AZAV-zertifizierter Anbieter, DEKRA-Zertifikat
• Zertifikate: DEKRA-Abschlusszertifikat, Microsoft AI-900 Fundamentals, weitere Modulzertifikate
• Kursstart: 1. Oktober 2026
• Kursende: 31. Januar 2027

Die Beschreibung muss so konkret sein, dass die Geschäftsführung das Vorhaben im Kopf rekonstruieren kann, ohne nachzufragen.

Abschnitt 3: Business Case (Frage: Was kostet es, was bringt es?)

Das Herzstück der Vorlage. In einer einzigen Tabelle die wichtigsten Zahlen.

Posten	Betrag	Anmerkung
Kurskosten pro Teilnehmer	9.662 EUR	Lt. Angebot Bildungsträger
Gesamtkosten brutto	28.986 EUR	3 Teilnehmer
QCG-Zuschuss (50 Prozent)	14.493 EUR	Unternehmensgröße 80 MA
Eigenanteil Kurs	14.493 EUR	Netto-Belastung
Lohnfortzahlung 4 Monate	42.000 EUR	Annahme 3.500 EUR Brutto × 4 Mo × 3 TN
Lohnzuschuss (50 Prozent)	21.000 EUR	Erstattung durch AfA
Netto-Belastung Löhne	21.000 EUR	Eigenanteil
Gesamt Eigenanteil	35.493 EUR	nach Zuschuss
Alternative: Externe Berater	240.000 EUR	2 Jahre, geschätzt
Netto-Einsparung	204.507 EUR	über 2 Jahre

Die Rechnung muss ehrlich sein. Wer Kosten niedriger darstellt als sie sind, verliert Glaubwürdigkeit. Wer die Einsparung zu hoch rechnet, riskiert Nachfragen.

Abschnitt 4: Risikobetrachtung (Frage: Was kann schiefgehen?)

Drei bis fünf typische Risiken mit Bewertung und Gegenmaßnahme. Kurze Tabellenform:

Risiko	Wahrscheinlichkeit	Wirkung	Gegenmaßnahme
Teilnehmer kündigt nach Kurs	Mittel	Verlust der Investition	Bindungsklausel, Bindungsdauer max. 2 Jahre (BAG-konform)
Teilnehmer bricht Kurs ab	Niedrig	Teilrückforderung durch AfA	Sorgfältige Auswahl, Vorgesprächsrunde
AfA lehnt Antrag ab	Niedrig	Vollkosten beim Arbeitgeber	Saubere Antragsvorbereitung, Beratung durch Träger
Inhalt passt nicht vollständig	Niedrig	Wert der Qualifizierung reduziert	Modulabgleich mit Bedarfsmatrix vor Vertragsabschluss

Eine ehrliche Risikobetrachtung nimmt der Geschäftsführung den Eindruck, dass Sie die Maßnahme schönrechnen. Sie erhöht die Glaubwürdigkeit der Empfehlung.

Abschnitt 5: Alternativen (Frage: Was wäre die Alternative?)

Zwei bis drei realistische Alternativen mit Kurzbewertung. Das zeigt, dass Sie nicht tunnelblickartig auf einer Option bestanden haben.

Alternative A: Externe Berater für die Transformation. Kosten 240.000 Euro über zwei Jahre. Know-how verbleibt nicht im Unternehmen. Abhängigkeit vom Dienstleister.

Alternative B: Neueinstellung eines Digitalisierungsmanagers. Rekrutierungskosten 15.000 bis 30.000 Euro, Jahresgehalt 70.000 bis 90.000 Euro. Einarbeitungszeit 6 bis 12 Monate. Know-how vorhanden, aber auf eine Person konzentriert.

Alternative C: Status quo. Kein Handeln, interne Bewältigung mit vorhandenen Kräften. Risiko: ERP-Migration zieht sich, Fehlerkosten, Mitarbeiterfrustration.

Die QCG-Qualifizierung ist nach dieser Darstellung die effizienteste Variante: drei Mitarbeiter mit Know-how, das im Unternehmen bleibt, zu einem Viertel der Beraterkosten.

Abschnitt 6: Empfehlung (Frage: Was schlagen Sie vor?)

Eine klare Empfehlung, nicht nebulös. Die Geschäftsführung will wissen, wofür HR und Controlling stehen.

Beispiel: „Wir empfehlen die Genehmigung der QCG-Förderung für drei Mitarbeiter mit Kursstart am 1. Oktober 2026. Der Eigenanteil liegt bei 35.493 Euro, die Investition amortisiert sich nach 2,5 Monaten gegenüber der Beraterlösung. Wir empfehlen die Absicherung durch eine zweijährige Bindungsklausel mit monatlicher Staffelung.”

Abschnitt 7: Beschlussvorschlag (Frage: Was soll entschieden werden?)

Drei bis fünf konkrete Beschlusspunkte zum Abnicken.

• Die QCG-Förderung für drei namentlich benannte Mitarbeiter wird genehmigt.
• Der Eigenanteil in Höhe von 35.493 Euro wird im Weiterbildungsbudget 2026 bereitgestellt.
• HR wird beauftragt, den Antrag bei der Agentur für Arbeit zu stellen.
• Mit den Teilnehmern wird eine Qualifizierungsvereinbarung mit zweijähriger Bindungsklausel abgeschlossen.
• Der Betriebsrat wird nach §97 BetrVG einbezogen.

Nach Beschluss läuft der Vorgang ohne weitere GF-Beteiligung.

Formatierung und Umfang

Drei bis fünf Seiten sind richtig. Weniger wirkt halbgar, mehr wird nicht mehr gelesen. Format:

• A4, 11 Punkt Schriftgröße, 1,2 Zeilenabstand
• Abschnittsüberschriften nummeriert und fett
• Tabellen mit klaren Spaltenbezeichnungen
• Ein bis zwei sachliche Grafiken (optional: Investitionsvergleich als Balkendiagramm)
• Deckblatt mit Thema, Datum, Verantwortlichen, Entscheidungsstatus

Vermeiden Sie Fließtext-Blöcke über mehr als zwölf Zeilen. Geschäftsführer scannen. Was nicht in 30 Sekunden erfassbar ist, wird beim zweiten Durchgang übersprungen.

Die wichtigsten Zahlen: Top 5 Kennzahlen

Wenn die Entscheidungsvorlage nur fünf Zahlen enthalten dürfte, wären es diese:

1. Gesamtkosten brutto (inkl. Löhne und Kurse)
2. Zuschuss durch die Agentur
3. Netto-Belastung des Unternehmens
4. Kosten der Alternative (Berater, Neueinstellung, Status quo)
5. Amortisationsdauer gegenüber der Alternative

Mit diesen fünf Zahlen ist die wirtschaftliche Dimension klar. Alles Weitere sind Details.

Typische Fehler in Entscheidungsvorlagen

Fehler 1: Bruttokosten statt Nettokosten

Die Gesamtkosten werden in den Vordergrund gestellt, der Zuschuss wird nebenbei erwähnt. Die Vorlage wirkt teuer, die Entscheidung fällt negativ.

Gegenmittel: Die Nettokosten (nach Zuschuss) sind die entscheidungsrelevante Zahl. Brutto nur als Information.

Fehler 2: Strategische Argumentation ohne Zahlen

Die Vorlage enthält Phrasen wie „Zukunftssicherung”, „Transformation” oder „Wettbewerbsfähigkeit”, aber keine harten Zahlen. Die Geschäftsführung fühlt sich nicht ernst genommen.

Gegenmittel: Strategische Argumente sind willkommen, aber sie müssen durch Zahlen gedeckt sein. „Wettbewerbsfähigkeit” konkretisiert sich in der Kostenvermeidung durch interne Qualifizierung.

Fehler 3: Risiken verharmlost oder verschwiegen

Die Vorlage wirkt wie ein Verkaufsdokument. Alle Gegenargumente fehlen. Geschäftsführer, die Erfahrung haben, lesen zwischen den Zeilen.

Gegenmittel: Offene Risikobetrachtung mit Gegenmaßnahmen. Das baut Vertrauen auf und zeigt professionelle Vorbereitung.

Fehler 4: Keine klare Empfehlung

HR legt alle Fakten vor und überlässt die Entscheidung der Geschäftsführung. Das wirkt unentschlossen und verschiebt die Verantwortung.

Gegenmittel: Eine klare Empfehlung aussprechen. Das kann im Gespräch diskutiert werden, aber die Position muss stehen.

Fehler 5: Fristen nicht transparent

Die Vorlage erwähnt nicht, bis wann die Entscheidung fallen muss. Wenn der Kursstart in vier Wochen ist und die AfA-Bearbeitung sechs Wochen dauert, wird die Entscheidung zum Krampf.

Gegenmittel: Oben auf dem Deckblatt das Entscheidungsdatum. „Entscheidung erforderlich bis 15. Juni, sonst Kursstart nicht haltbar.”

Eine Seite Zusammenfassung (Executive Summary)

Für die Geschäftsführung ist oft eine einseitige Zusammenfassung nützlich, die als Deckblatt dient. Struktur:

• Thema: QCG-Förderung für 3 Mitarbeiter, Kursstart 01.10.2026
• Entscheidungsdatum: spätestens 15.07.2026
• Investition: 35.493 Euro netto
• Einsparung vs. Beraterlösung: 204.507 Euro über 2 Jahre
• Risiko: Überschaubar, durch Bindungsklausel abgesichert
• Empfehlung: Genehmigung
• Folgeschritte: Antrag AfA, Qualifizierungsvereinbarung, Betriebsrat einbeziehen

Viele Geschäftsführer treffen die Entscheidung auf dieser einseitigen Basis. Die detailliertere Ausarbeitung dient der Dokumentation und für Rückfragen.

Vorbereitung der Vorlagensitzung

Die Entscheidungsvorlage ist nur ein Teil der Vorbereitung. Ergänzend:

Erstens: Vorab-Abstimmung mit Controlling. Wenn Controlling die Zahlen nicht mitträgt, fällt der Fall in der Sitzung durch. Die Abstimmung kostet zwei bis drei Gesprächsrunden.

Zweitens: Kurzer Vorhinweis an die Geschäftsführung. Eine E-Mail zwei Wochen vor der Sitzung mit dem Hinweis, dass eine Entscheidungsvorlage kommt. Das vermeidet Überraschung.

Drittens: Mögliche Fragen antizipieren. Welche drei bis fünf Fragen wird die Geschäftsführung stellen? Die Antworten parat haben, aber nicht vorab ausbreiten.

Viertens: Interne Stimmungsbilder einholen. Wenn die Fachbereichsleitung skeptisch ist, besser vorher klären als in der Sitzung überraschen.

Nach der Entscheidung: Dokumentation

Die Geschäftsführung hat entschieden. Jetzt zählt die saubere Dokumentation:

• Protokoll der Entscheidung mit Datum, Teilnehmern, Beschluss
• Die Entscheidungsvorlage als Anlage
• Weitergabe an alle Beteiligten (Controlling, IT, ggf. Betriebsrat)
• Beginn der operativen Umsetzung (Antrag bei AfA, Gespräche mit Mitarbeitern)

Die Dokumentation ist wichtig für die interne Revision und für eine mögliche Prüfung durch die Agentur. Details dazu im Artikel zu den Nachweispflichten.

Unterschiede nach Unternehmensgröße

Kleinstunternehmen (unter 10 Mitarbeiter)

Oft keine formale Entscheidungsvorlage nötig. Der Geschäftsführer entscheidet nach Rücksprache mit HR (wenn vorhanden) in wenigen Minuten. Die Dokumentation beschränkt sich auf eine E-Mail mit den Eckdaten.

KMU (10 bis 249 Mitarbeiter)

Strukturierte Vorlage sinnvoll. Die oben beschriebenen sieben Abschnitte in kompakter Form. Umfang zwei bis vier Seiten.

Größere Unternehmen (250 bis 2.499 Mitarbeiter)

Formale Entscheidungsvorlage in standardisierter Form. Oft auf Basis einer Unternehmensvorlage, die auch für andere Investitionsentscheidungen genutzt wird. Umfang vier bis sechs Seiten plus Anlagen.

Großunternehmen (ab 2.500 Mitarbeiter)

Detaillierte Vorlage mit Investment-Committee-Format. Die QCG-Entscheidung ordnet sich in den regulären Investitionsentscheidungsprozess ein. Umfang sechs bis zehn Seiten plus umfangreiche Anlagen.

Die Systematik der Förderquoten nach Unternehmensgröße beeinflusst dabei maßgeblich den Business Case.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Die Rechtsgrundlage des QCG steht in §82 SGB III. Für die wirtschaftliche Betrachtung sind die Förderquoten der Bundesagentur maßgeblich. Offizielle Informationen bei der Bundesagentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”}. Den Gesetzestext zu §82 SGB III finden Sie bei gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Die Einbettung in den größeren internen Prozess beschreibt der Artikel zum internen Freigabeprozess. Das Gespräch mit dem Mitarbeiter als nächster Schritt ist Thema im Beitrag zum Mitarbeitergespräch zur Qualifizierung.

Häufig gestellte Fragen zur QCG-Entscheidungsvorlage

Wie lange braucht die Erstellung einer guten Entscheidungsvorlage?

Für den ersten Antrag typischerweise zwanzig bis vierzig Stunden (inklusive Recherche, Rechnen, Abstimmung mit Controlling). Ab dem zweiten Fall deutlich weniger, weil eine Vorlage bereits existiert. Bei regelmäßiger QCG-Nutzung sinkt der Aufwand auf vier bis sechs Stunden pro Fall.

Muss ich die GF persönlich treffen oder reicht E-Mail-Abstimmung?

Bei kleineren Unternehmen reicht oft E-Mail-Abstimmung. Bei größeren Unternehmen und höheren Investitionssummen ist ein persönlicher Termin üblich. Faustregel: Ab 20.000 Euro Eigenanteil gehört die Entscheidung in ein Meeting.

Wie reagiere ich, wenn die GF die Empfehlung ablehnt?

Die Gründe der Ablehnung erfragen. Wenn es sachliche Einwände sind (Budgetknappheit, Timing), eine überarbeitete Vorlage erstellen. Wenn es grundsätzliche Einwände gegen die QCG-Nutzung sind, eine strategische Diskussion suchen. Nicht gegen die Entscheidung aufbegehren.

Ist eine Vorlage mit nur einem Mitarbeiter sinnvoll?

Ja, aber der Aufwand steht dann in ungünstigem Verhältnis. Viele Unternehmen bündeln Einzelfälle zu Quartals- oder Halbjahres-Vorlagen mit mehreren Kandidaten. Das macht die Vorlage effizienter und zeigt strategische Planung.

Wie unterscheidet sich die Vorlage bei einer Großmaßnahme mit 50 Teilnehmern?

Bei Massenmaßnahmen gehört ein Umsetzungsplan dazu (Rollout-Phasen, Vertretungsregelungen, Kohortenstruktur), eine detaillierte Risikobetrachtung pro Kohorte, und oft eine externe Projektleitung. Die Entscheidungsvorlage wird zum Projektplan, oft zehn bis zwanzig Seiten.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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