Urlaubsansprüche während Weiterbildungsmaßnahmen

Urlaubsansprüche bestehen während einer Qualifizierungsmaßnahme unverändert fort. Das Arbeitsverhältnis läuft trotz Freistellung weiter, und damit erwirbt der Mitarbeiter weiterhin Urlaubsansprüche. Die Inanspruchnahme kann allerdings kollidieren mit dem Kursplan und erfordert Abstimmung. Dieser Artikel zeigt die rechtliche Grundlage und die praktischen Gestaltungsmöglichkeiten.

Viele Arbeitgeber übersehen diesen Punkt bei der Planung von Qualifizierungsmaßnahmen. Sie konzentrieren sich auf Kurskosten und Förderung, und die Frage des Urlaubs taucht erst auf, wenn der Mitarbeiter einen Antrag stellt. Besser ist es, die Urlaubsfrage im Vorfeld zu klären.

Grundsatz: Urlaubsanspruch bleibt bestehen

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) knüpft den Urlaubsanspruch an das bestehende Arbeitsverhältnis, nicht an die tatsächliche Arbeitsleistung. Solange das Arbeitsverhältnis läuft, erwirbt der Mitarbeiter seinen Jahresurlaub.

Das gilt auch während einer Qualifizierungsmaßnahme mit bezahlter Freistellung. Das Arbeitsverhältnis ruht nicht, es wird nur anders ausgeübt: statt Arbeitsleistung Qualifizierung. Der Urlaubsanspruch läuft normal weiter.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach §3 BUrlG 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche. Tarifliche oder arbeitsvertragliche Regelungen sehen oft höhere Ansprüche vor, typisch 25 bis 30 Tage pro Jahr.

Der Gesetzestext zum §3 BUrlG findet sich auf gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Besonderheit bei Teilfreistellung

Bei Teilfreistellung mit reduzierter Arbeitszeit ändert sich die Urlaubsberechnung. Der Urlaubsanspruch wird anteilig angepasst.

Beispiel: Ein Vollzeit-Beschäftigter hat einen Jahresurlaub von 30 Tagen. Während einer sechsmonatigen Qualifizierung arbeitet er nur noch an drei Tagen die Woche (Teilfreistellung auf 60 Prozent). In den sechs Monaten der Teilzeit reduziert sich der Urlaubsanspruch anteilig.

Die Berechnung folgt der allgemeinen Regel: Urlaubstage pro Jahr mal tatsächliche Wochenarbeitstage geteilt durch vereinbarte Wochenarbeitstage. Das ergibt den tatsächlichen Urlaubsanspruch für den jeweiligen Zeitraum.

Bei Vollfreistellung ohne Arbeit an einzelnen Tagen stellt sich die Berechnungsfrage anders. Die Gerichte legen das BUrlG so aus, dass der Urlaubsanspruch in der Regel unverändert bleibt, wenn das Arbeitsverhältnis weiterläuft und das Entgelt fortgezahlt wird.

Inanspruchnahme während der Qualifizierung

Kann der Mitarbeiter seinen Urlaub während der Qualifizierung nehmen? Rechtlich grundsätzlich ja. Praktisch hängt es von der Vereinbarkeit mit dem Kursplan ab.

Wenn der Urlaubsantrag mit einem laufenden Kurs kollidiert, kann der Arbeitgeber die Gewährung verweigern, wenn dringende betriebliche Belange dagegenstehen. Die Qualifizierung ist ein solcher Belang: Wenn Präsenzzeiten Pflicht sind und der Mitarbeiter durch Urlaub fehlt, wirkt sich das auf den Kurserfolg aus.

In der Praxis werden Urlaubsphasen üblicherweise an kursfreie Zeiten gelegt, etwa an Schulferien oder in die Phase zwischen Kursblöcken. Das ist eine Frage der Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.

Bei längeren Kursen mit einheitlichem Verlauf (wie beim DigiMan, der vier Monate durchgängig läuft) ist die Urlaubsnahme während des Kurses schwierig. Besser ist die Urlaubsnahme davor oder danach. Nach Kursende bleibt noch Zeit bis Jahresende, um den Urlaub einzusetzen.

Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt

Für die Dauer des Urlaubs wird Urlaubsentgelt gezahlt. Das Urlaubsentgelt entspricht dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn (§11 BUrlG).

Bei Mitarbeitern in Qualifizierung mit Entgeltfortzahlung ist das der bisherige Durchschnitt. Die Qualifizierung ändert die Berechnungsgrundlage nicht, solange das Entgelt fortgezahlt wird.

Bei Mitarbeitern in unbezahlter Freistellung wird es schwieriger. Der Durchschnitt der letzten 13 Wochen könnte null sein, wenn keine Entgeltzahlung erfolgte. Die Rechtsprechung hilft sich hier mit dem Rückgriff auf frühere Zeiträume.

Resturlaub nach Qualifizierungsende

Wenn die Qualifizierung im laufenden Kalenderjahr endet, bleibt der Resturlaub bestehen. Der Mitarbeiter kann ihn wie gewohnt im Rest des Jahres nehmen.

Wenn die Qualifizierung über den Jahreswechsel läuft, stellt sich die Frage der Urlaubsübertragung. Nach §7 Abs. 3 BUrlG kann Urlaub auf das Folgejahr übertragen werden, wenn betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen. Eine Qualifizierung, die die Urlaubsnahme im alten Jahr verhindert hat, kann ein solcher Grund sein.

Die Übertragung muss bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, wenn nicht etwas anderes vereinbart ist. Bei weiterhin laufender Qualifizierung kann die Frist verlängert werden.

Die neuere EuGH-Rechtsprechung hat die Übertragungsregeln verschärft. Ein Urlaubsverfall tritt in vielen Fällen nicht mehr automatisch ein, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Das gilt auch für Qualifizierungs-Konstellationen.

Urlaub und Freistellung: Abgrenzung

Eine häufig verwechselte Frage: Ist die Qualifizierungsfreistellung selbst eine Art Urlaub? Nein. Die Freistellung ist eine arbeitsvertragliche Sonderkonstellation, keine Urlaubsgewährung.

Die Abgrenzung ist wichtig:

• Urlaub ist Erholungszeit, die der Mitarbeiter nach eigenem Ermessen gestaltet
• Qualifizierungsfreistellung ist eine andere Form der Arbeitsleistung (Lernen), die an den Kursplan gebunden ist

Beide haben eigene Rechtsfolgen und Dokumentationspflichten. Die Qualifizierungszeit wird nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet. Der Mitarbeiter hat neben der Qualifizierungszeit seinen vollen Urlaubsanspruch.

Diese Abgrenzung schützt beide Seiten: Der Mitarbeiter behält seinen Urlaub. Der Arbeitgeber kann die Qualifizierung nicht als „verlängerten Urlaub” darstellen.

Bildungsurlaub: Eine andere Baustelle

Zu unterscheiden vom QCG-Kontext ist der Bildungsurlaub. Der Bildungsurlaub ist ein eigenes Rechtsinstitut in den meisten Bundesländern (nicht in Bayern, Baden-Württemberg, Sachsen, Thüringen).

Bildungsurlaub:

• Anspruch von typischerweise fünf Tagen pro Jahr
• Vom Arbeitgeber bezahlt freigestellt
• Für anerkannte politische oder berufliche Bildungsmaßnahmen
• Unabhängig vom regulären Urlaub

Bei QCG-geförderten Maßnahmen wird der Bildungsurlaub in der Regel nicht genutzt, weil die Freistellung über die QCG-Vereinbarung erfolgt. Bildungsurlaub ist für kürzere Maßnahmen gedacht, die nicht vom Arbeitgeber initiiert werden.

Die Landes-Bildungsurlaubsgesetze sind auf den Seiten der jeweiligen Landesministerien einsehbar. Für QCG-Maßnahmen spielt der Bildungsurlaub nur eine Nebenrolle.

Sonderfall: Urlaubsabgeltung

Wenn das Arbeitsverhältnis während oder unmittelbar nach der Qualifizierung endet, kann der noch nicht genommene Urlaub abgegolten werden (§7 Abs. 4 BUrlG). Die Abgeltung entspricht dem Urlaubsentgelt, das der Mitarbeiter während des nicht genommenen Urlaubs erhalten hätte.

Bei vorzeitigem Ausscheiden nach Qualifizierung kann die Abgeltungsfrage in Verbindung mit der Rückzahlungsklausel auftauchen. Die Rückzahlungspflicht bezieht sich auf die Fortbildungskosten, nicht auf das Urlaubsentgelt. Die beiden Positionen werden getrennt behandelt.

Ein typischer Fall: Ein Mitarbeiter schließt den DigiMan ab, kündigt drei Monate später und hat noch 10 Tage Resturlaub. Die Abgeltung für die 10 Tage wird gezahlt. Die Rückzahlung der Fortbildungskosten erfolgt nach der Staffelung der Bindungsklausel, unabhängig von der Urlaubsabgeltung.

Tarifvertragliche und betriebliche Regelungen

Über das BUrlG hinaus können tarifliche oder betriebliche Regelungen zusätzliche Urlaubsansprüche oder Besonderheiten vorsehen.

Typische Zusatzansprüche:

• Tariflicher Urlaub über dem gesetzlichen Minimum (25 bis 30 Tage)
• Sonderurlaub bei bestimmten Anlässen (Hochzeit, Umzug, Todesfall)
• Bildungsurlaub nach Landesrecht
• Sabbatical-Regelungen

Die Qualifizierungsvereinbarung sollte klarstellen, welche dieser Regelungen während der Qualifizierung Anwendung finden. Bei Abweichungen vom normalen Arbeitsverhältnis sollten die Details geregelt sein.

Details zur Gestaltung einer Qualifizierungsvereinbarung mit einzelnen Mitarbeitern stehen im entsprechenden Artikel.

Urlaubsplanung im Qualifizierungsvorlauf

Für Arbeitgeber, die eine längere Qualifizierungsmaßnahme planen, empfehle ich eine proaktive Urlaubsplanung.

Erster Punkt: Urlaubsgespräch vor Qualifizierungsbeginn. Der bestehende Urlaubsanspruch und die geplante Nutzung werden besprochen. Empfehlung: Urlaub möglichst vor Kursbeginn oder nach Kursende nehmen.

Zweiter Punkt: Kursplanung mit Ferien abstimmen. Wenn die Qualifizierung vier Monate dauert und in der Zeit schulische Ferien liegen, können Mitarbeiter mit Kindern ihre Familienurlaub-Pläne darauf abstimmen.

Dritter Punkt: Resturlaubs-Übertragung vereinbaren. Wenn ein Resturlaub am Jahresende nicht genommen werden kann, wird die Übertragung auf das Folgejahr vereinbart. Die EuGH-Rechtsprechung zwingt den Arbeitgeber ohnehin zur Dokumentation der Urlaubssituation.

Vierter Punkt: Dokumentation. Urlaubsanträge, Gewährungen und Übertragungen werden dokumentiert. Bei späteren Streitigkeiten um die Abgeltung ist die Dokumentation entscheidend.

Urlaubsansprüche nach Qualifizierungsabschluss

Nach Abschluss der Qualifizierung kehrt der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurück (oder wechselt in eine neue Rolle). Die Urlaubsansprüche laufen unverändert weiter.

Eine typische Frage: Kann der Mitarbeiter nach Qualifizierungsabschluss sofort in einen längeren Urlaub gehen? Rechtlich grundsätzlich ja, aber der Arbeitgeber hat betriebliche Interessen, die einer direkten längeren Urlaubsnahme entgegenstehen können. Gerade nach einer Qualifizierung, bei der der Arbeitgeber investiert hat, möchte er den Mitarbeiter in seiner neuen Rolle einsetzen.

Abstimmung ist auch hier der Schlüssel. Eine Vorabregelung in der Qualifizierungsvereinbarung kann Missverständnisse vermeiden.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Die zentrale Rechtsnorm ist das Bundesurlaubsgesetz{target=“_blank” rel=“noopener”}. Ergänzende Regelungen finden sich in den Landes-Bildungsurlaubsgesetzen.

Die EuGH-Rechtsprechung zu Urlaubsansprüchen hat die Übertragungsregeln deutlich gestärkt. Die Urteile sind über die Website des Europäischen Gerichtshofs{target=“_blank” rel=“noopener”} abrufbar.

Für den QCG-Kontext relevante weitere Artikel: die Entgeltfortzahlung während Qualifizierung und die Qualifizierungsvereinbarung mit einzelnen Mitarbeitern. Die Bundesagentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”} informiert zum QCG-Antragsprozess.

Häufig gestellte Fragen zu Urlaubsansprüchen bei Qualifizierung

Bleibt mein voller Urlaubsanspruch während der Qualifizierung erhalten?

Ja, bei bezahlter Freistellung mit fortlaufendem Arbeitsverhältnis bleibt der Urlaubsanspruch unverändert. Bei Teilfreistellung mit reduzierter Arbeitszeit wird der Anspruch anteilig angepasst. Bei unbezahlter Freistellung können Besonderheiten gelten.

Kann ich während der Qualifizierung Urlaub nehmen?

Rechtlich grundsätzlich ja, praktisch hängt es vom Kursplan ab. Bei Kollisionen mit Präsenzzeiten kann der Arbeitgeber die Gewährung verweigern. In der Praxis wird Urlaub meist vor oder nach der Qualifizierung genommen.

Was passiert mit dem Resturlaub am Jahresende?

Resturlaub kann auf das Folgejahr übertragen werden, wenn betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen. Die Qualifizierung ist ein solcher Grund. Die Übertragung muss bis 31. März genommen werden, wenn nichts anderes vereinbart ist.

Gilt Bildungsurlaub parallel zur QCG-Freistellung?

Beide Rechtsinstitute funktionieren unabhängig voneinander. In der Praxis wird während einer QCG-Maßnahme selten zusätzlich Bildungsurlaub genommen, weil die Freistellung über die QCG-Vereinbarung erfolgt. Rechtlich ist beides nebeneinander möglich.

Was bei vorzeitigem Ausscheiden nach Qualifizierung mit dem Urlaub?

Der noch nicht genommene Urlaub wird nach §7 Abs. 4 BUrlG abgegolten. Die Abgeltung ist unabhängig von der Rückzahlungsklausel der Fortbildungskosten. Beide Positionen werden getrennt berechnet.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Urlaubsansprüchen oder Sonderfällen konsultieren Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.