Entgeltfortzahlung während der Qualifizierung

Die Entgeltfortzahlung während einer Qualifizierungsmaßnahme ist rechtlich geregelt, aber nicht immer selbstverständlich. Bei QCG-geförderten Maßnahmen zahlt der Arbeitgeber in der Regel das volle Gehalt weiter, solange die Freistellung Teil des Arbeitsverhältnisses ist. Bei abweichenden Regelungen etwa bei Teilfreistellung, unbezahlter Freistellung oder besonderen Arbeitszeitmodellen gilt es, die Details sauber zu gestalten.

Wer die Entgeltfortzahlung bei Qualifizierung falsch handhabt, riskiert mehrere Probleme: unklare Lohnabrechnungen, Streit mit dem Mitarbeiter, Beitragsprobleme bei der Sozialversicherung, Schwierigkeiten beim QCG-Lohnzuschuss. Dieser Artikel zeigt die üblichen Regelungen und die Fallstricke.

Grundsatz: Fortzahlung bei bezahlter Freistellung

Bei einer bezahlten Freistellung zur Qualifizierung läuft das Gehalt weiter. Das folgt aus dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsatz: Wer weiter beschäftigt ist und für berechtigte Zwecke freigestellt wird, erhält sein Entgelt fort.

Bei QCG-geförderten Maßnahmen ist die bezahlte Freistellung der Regelfall. Die Förderung unterstützt genau diese Konstellation: Der Arbeitgeber stellt frei, zahlt das Gehalt weiter, und bekommt einen Teil der Kosten als Zuschuss erstattet.

Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus §611a BGB (Arbeitsvertrag) und aus der individualarbeitsvertraglichen Zusage der Freistellung. Eine Betriebsvereinbarung oder Qualifizierungsvereinbarung konkretisiert die Details.

Was „Fortzahlung” konkret bedeutet

Die Fortzahlung umfasst das Grundgehalt, feste monatliche Zulagen, vermögenswirksame Leistungen. Nicht automatisch umfasst sind:

• Variable Bestandteile (Boni, Prämien, Provisionen), wenn sie an konkrete Leistungen gebunden sind
• Überstundenvergütung, wenn keine Überstunden geleistet werden
• Auslösungen und Spesen, wenn keine Dienstreise stattfindet
• Schichtzuschläge, wenn nicht im Schichtsystem gearbeitet wird

Die Regelung variabler Bestandteile während der Freistellung sollte in der Qualifizierungsvereinbarung klar geregelt sein. Typische Lösungen: Durchschnittsberechnung der letzten sechs Monate als Fortzahlungsgrundlage oder vertragliche Festlegung eines festen Fortzahlungsbetrags.

In der Beratungspraxis sehe ich oft Streit um variable Bestandteile. Der Mitarbeiter rechnet mit seinem üblichen Bonus, der Arbeitgeber zahlt nur das Grundgehalt. Klare Vorabregelung beugt dem Streit vor.

Teilfreistellung und Arbeitszeit

Bei Teilfreistellungen läuft die Qualifizierung parallel zu reduzierter Arbeitsleistung. Das Gehalt wird entsprechend angepasst.

Beispiel: Ein Vollzeit-Beschäftigter arbeitet während der Qualifizierung nur noch 20 Stunden pro Woche (halbe Stelle), 20 Stunden nimmt er an der Qualifizierung teil. Das Gehalt wird für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit gezahlt. Für die Qualifizierungszeit wird in der Regel ebenfalls Entgelt fortgezahlt, solange die Qualifizierung Teil des Arbeitsverhältnisses ist.

Die Details richten sich nach der Qualifizierungsvereinbarung. Typische Modelle:

• Volle Fortzahlung trotz Teilzeit (Fortbildungsinvestition des Arbeitgebers)
• Anteilige Fortzahlung nach geleisteten Stunden (reduziertes Gehalt)
• Ausgleich durch Fortbildungszulage (steuerlich aufwendig)

Die Wahl des Modells beeinflusst die QCG-Antragsgestaltung. Bei voller Fortzahlung ist der Lohnzuschuss höher, weil die Entgeltkosten voll sind.

Unbezahlte Freistellung

In Ausnahmefällen wird eine unbezahlte Freistellung vereinbart. Das ist bei QCG-geförderten Maßnahmen selten, kann aber vorkommen.

Bei unbezahlter Freistellung:

• Das Gehalt wird nicht weitergezahlt
• Sozialversicherungsbeiträge fallen entsprechend nicht an
• Der Versicherungsschutz endet nach einem Monat ohne Entgelt
• Der Mitarbeiter muss sich selbst krankenversichern (oft über Familienversicherung oder freiwillig)
• Der Anspruch auf QCG-Lohnzuschuss entfällt, weil keine Lohnkosten anfallen

Die unbezahlte Freistellung ist aus steuerlicher Sicht einfach (keine Lohnsteuer, keine Sozialabgaben), aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht aber problematisch. In der Regel ist die bezahlte Freistellung die bessere Option.

Sonderfälle der Fortzahlung

Einige Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Elternzeit und Qualifizierung: Wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit qualifiziert wird, gelten Sonderregeln. Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis im Grundsatz, Entgelt wird nicht gezahlt. Eine Qualifizierung während der Elternzeit ist möglich, wenn Arbeitgeber und Mitarbeiter das vereinbaren. Die Entgeltfortzahlung kann separat geregelt werden, ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Krankheit während der Qualifizierung: Wenn der Mitarbeiter während einer Qualifizierung erkrankt, greift das Entgeltfortzahlungsgesetz. Die Lohnfortzahlung nach §3 EntgFG läuft für die ersten sechs Wochen, danach Krankengeld von der Krankenkasse. Die Qualifizierung kann in der Regel nach Genesung fortgesetzt werden.

Urlaub während der Qualifizierung: Urlaubsansprüche bleiben bestehen. Wenn der Mitarbeiter während der Qualifizierung Urlaub nimmt, gilt Urlaubsentgelt nach §11 BUrlG. Die Urlaubsgewährung kann aber Konflikte mit Kursterminen bringen. Abstimmung ist nötig. Details im Artikel zu den Urlaubsansprüchen während Weiterbildung.

Mutterschutz während der Qualifizierung: Während des Mutterschutzes ruhen die arbeitsrechtlichen Pflichten. Die Qualifizierung wird in der Regel unterbrochen. Mutterschaftsgeld und Zuschuss des Arbeitgebers greifen nach den normalen Regeln.

QCG-Lohnzuschuss und Fortzahlung

Der Lohnzuschuss nach §82 Abs. 3 SGB III soll den Arbeitgeber bei der Entgeltfortzahlung während der Qualifizierung entlasten. Die Logik: Der Arbeitgeber finanziert die Qualifizierung, kann den Mitarbeiter während der Zeit nicht voll einsetzen, soll aber trotzdem das Gehalt weiterzahlen.

Der Zuschuss beträgt je nach Unternehmensgröße und Art der Maßnahme:

• Bei fehlendem Berufsabschluss bis zur vollen Höhe des anteiligen Arbeitsentgelts
• Bei Betrieben mit 500 oder mehr Mitarbeitern bis zu 25 Prozent des Arbeitsentgelts
• In kleineren Betrieben und mit Betriebsvereinbarung höhere Zuschüsse

Die Abrechnung erfolgt über den Arbeitgeberservice. Der Arbeitgeber weist die tatsächlichen Entgeltzahlungen während der Qualifizierungsphase nach und erhält den Zuschuss erstattet.

Zeiterfassung bei Freistellung

Eine oft übersehene Frage: Wie wird die Zeit während der Qualifizierung erfasst?

Bei Vollfreistellung: Die Zeit wird als Freistellung dokumentiert, nicht als Arbeitszeit. Stundenkonten werden nicht belastet.

Bei Teilfreistellung: Die tatsächliche Arbeitszeit wird wie gewohnt erfasst. Die Qualifizierungszeit wird separat ausgewiesen. Die Trennung ist wichtig für Lohnabrechnung und QCG-Abrechnung.

Bei Mischformen: Besondere Sorgfalt. Eine Qualifizierung mit Homeoffice-Anteilen oder flexiblen Zeiten kann die Zeiterfassung erschweren. Klare Regeln in der Qualifizierungsvereinbarung beugen Problemen vor.

Die Zeiterfassung dient nicht nur der internen Dokumentation. Sie ist auch Grundlage für den QCG-Lohnzuschuss und für Nachweise gegenüber der Agentur für Arbeit.

Lohnabrechnung während der Qualifizierung

Die Lohnabrechnung sollte die Qualifizierungszeit transparent ausweisen. Typische Darstellungen:

• Entgeltfortzahlung während Qualifizierung separat ausgewiesen
• Hinweis auf die Maßnahme (QCG-Förderung)
• Steuerliche Behandlung nach §3 Nr. 19 EStG wird kenntlich gemacht

Eine klare Darstellung hilft bei späteren Prüfungen durch Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung oder Agentur für Arbeit. Der Mitarbeiter sieht zudem, wie sich seine Vergütung während der Qualifizierung zusammensetzt.

Tarifvertragliche Besonderheiten

Wenn für das Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag gilt, können tarifliche Regelungen die Entgeltfortzahlung beeinflussen. Einige Tarifverträge enthalten eigene Regeln zur Fortbildungsförderung.

Beispiele:

• IG Metall-Tarifbereich: Regelungen zur Qualifizierungsphase mit teilweise höheren Zuschüssen
• Verdi-Tarifbereich Einzelhandel: Regelungen zu Bildungsurlauben
• TVöD/TV-L: Regelungen zur Bildungsfreistellung im öffentlichen Dienst

Der Tarifvertrag hat Vorrang vor einzelvertraglichen Regelungen, wenn er günstiger für den Mitarbeiter ist. Die Qualifizierungsvereinbarung darf tarifliche Mindeststandards nicht unterschreiten.

Bei tarifgebundenen Unternehmen empfiehlt sich die vorherige Prüfung des Tarifvertrags durch einen spezialisierten Arbeitsrechtler oder die zuständige Gewerkschaft.

Arbeitsvertragliche Regelungen

In der Qualifizierungsvereinbarung werden die Details der Entgeltfortzahlung konkretisiert. Typische Punkte:

• Welches Entgelt wird fortgezahlt (Grundgehalt, Zulagen, variable Bestandteile)?
• Wie werden variable Bestandteile berechnet (Durchschnitt der letzten sechs Monate, Festbetrag)?
• Wie werden Mehrarbeit oder Überstunden behandelt?
• Welche Auszahlungstermine gelten?
• Was passiert bei Abbruch der Maßnahme?

Details zur Gestaltung der Qualifizierungsvereinbarung mit einzelnen Mitarbeitern stehen im entsprechenden Artikel.

Abbruch und Folgen für die Fortzahlung

Was passiert mit der Entgeltfortzahlung, wenn die Qualifizierung abgebrochen wird?

Bei Abbruch durch den Mitarbeiter ohne wichtigen Grund: Die Fortzahlung endet mit dem Abbruchtag. Der Mitarbeiter kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück (oder wird versetzt). Normales Gehalt läuft weiter.

Bei Abbruch durch den Mitarbeiter aus wichtigem Grund (Krankheit, familiäre Notlage): Die Fortzahlung läuft in der Regel weiter bis zur Klärung der Gesamtsituation. Bei krankheitsbedingtem Abbruch greift das Entgeltfortzahlungsgesetz.

Bei Abbruch durch den Arbeitgeber: Die Fortzahlung läuft bis zur Rückkehr des Mitarbeiters an den Arbeitsplatz. Rückforderungen gegen den Mitarbeiter sind nur in engen Grenzen möglich.

Details zum Abbruch im Artikel zum QCG-Kursabbruch und Rückforderungsrisiko.

Praxishinweise

Für Arbeitgeber, die die Entgeltfortzahlung sauber gestalten wollen, empfehle ich:

Erstens: Klarstellung in der Qualifizierungsvereinbarung. Welches Entgelt wird fortgezahlt, wie werden variable Bestandteile berechnet, was gilt bei Unterbrechungen?

Zweitens: Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung. Die Lohnbuchhaltung muss die besonderen Konstellationen kennen und entsprechend abrechnen. Eine Fehlabrechnung zu Lasten des Mitarbeiters führt zu Korrekturaufwand, zu Lasten des Arbeitgebers zu zusätzlichen Kosten.

Drittens: Dokumentation. Die Qualifizierungszeit und die Entgeltfortzahlung werden dokumentiert. Bei späteren Prüfungen liegen alle Unterlagen bereit.

Viertens: Kommunikation mit dem Mitarbeiter. Der Mitarbeiter versteht, wie seine Vergütung während der Qualifizierung aussieht. Transparente Kommunikation verhindert Missverständnisse.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Die rechtliche Basis liegt in den §§611a ff. BGB{target=“_blank” rel=“noopener”} (Arbeitsvertrag) und im Entgeltfortzahlungsgesetz{target=“_blank” rel=“noopener”}. Informationen zum QCG-Lohnzuschuss gibt die Bundesagentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Für die Einbettung in die betriebliche Struktur siehe die Artikel zur Sozialversicherung bei Freistellung, zur Lohnsteuer bei geförderter Weiterbildung und zu den Urlaubsansprüchen während Weiterbildung.

Häufig gestellte Fragen zur Entgeltfortzahlung bei Qualifizierung

Muss der Arbeitgeber das Gehalt während der Qualifizierung weiterzahlen?

Bei bezahlter Freistellung ja. Die Entgeltfortzahlung ist Standard bei QCG-Maßnahmen und Teil der arbeitsvertraglichen Zusage. Bei unbezahlter Freistellung ruht das Entgelt. Die Gestaltung wird in der Qualifizierungsvereinbarung geregelt.

Was passiert mit Bonuszahlungen während der Freistellung?

Variable Bestandteile, die an konkrete Leistungen gebunden sind, entfallen in der Regel. Für Boni auf der Basis von Durchschnittswerten oder Festbeträgen kann die Fortzahlung vereinbart werden. Die Details stehen in der Qualifizierungsvereinbarung.

Wer bekommt den QCG-Lohnzuschuss?

Der Arbeitgeber, nicht der Mitarbeiter. Der Zuschuss erstattet einen Teil der Lohnkosten während der Qualifizierung. Der Mitarbeiter erhält weiterhin sein volles Gehalt. Die Erstattung erfolgt nach Abrechnung mit der Agentur für Arbeit.

Kann der Mitarbeiter Urlaub während der Qualifizierung nehmen?

Grundsätzlich ja, Urlaubsansprüche bleiben bestehen. In der Praxis hängt die Gewährung von der Vereinbarkeit mit Kursterminen ab. Eine kollidierende Urlaubsforderung kann mit arbeitgeberseitigen Interessen in Konflikt geraten.

Was, wenn der Mitarbeiter krank wird?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz greift. Die ersten sechs Wochen zahlt der Arbeitgeber weiter. Danach Krankengeld von der Krankenkasse. Die Qualifizierung wird ausgesetzt und bei Genesung fortgesetzt.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur Entgeltfortzahlung oder zu Sonderfällen konsultieren Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.