Der 90-Tage-Plan zur QCG-Einführung im Unternehmen

Wer das Qualifizierungschancengesetz in einem Unternehmen einführen will, braucht einen klaren Zeitplan. Neunzig Tage sind ein realistischer Rahmen: vom ersten Impuls bis zum eingereichten Antrag und dem Kursstart. Dieser Artikel beschreibt einen erprobten Fahrplan, den Sie auf Ihr Unternehmen übertragen können.

Die neunzig Tage zerfallen in drei Phasen von je dreißig Tagen. In der ersten Phase klären Sie den Bedarf, in der zweiten bauen Sie die interne Entscheidungsgrundlage auf, in der dritten stellen Sie den Antrag und bereiten den Kursstart vor. Wer diese Phasen vermischt, verliert Zeit. Wer sie klar trennt, kommt planbar ans Ziel.

Phase 1: Klärung (Tag 1 bis 30)

In den ersten dreißig Tagen geht es darum, den Qualifizierungsbedarf konkret zu machen und die internen Rollen zu sortieren.

Woche 1 und 2: Bedarfsidentifikation

HR und Fachbereich definieren gemeinsam, welche Qualifizierung welchen Mitarbeitern zugute kommen soll. Typische Auslöser sind ein neuer Technologieeinsatz, eine anstehende Rollenveränderung oder ein Compliance-Thema wie die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung, die seit Februar 2025 gilt.

Am Ende dieser Phase steht ein kurzes Dokument: Wer braucht welche Kompetenz bis wann und warum. Ohne dieses Dokument beginnt keine weitere Phase. Details zur systematischen Erhebung finden Sie im Beitrag zur Bedarfsanalyse.

Woche 3: Trägerrecherche

HR identifiziert passende Bildungsträger mit AZAV-Zertifizierung. Wichtig sind drei Kriterien: inhaltliche Passung zur Zielrolle, realistische Zeitmodelle (Freistellung, Teilzeit, Abend), geeignete Prüf- und Zertifikatsstruktur.

In dieser Woche führen Sie idealerweise zwei bis drei Informationsgespräche mit Trägern. Aus diesen Gesprächen wird der Kandidat, der in die Entscheidungsvorlage kommt.

Woche 4: Stakeholder-Sortierung

HR identifiziert, wer intern am Entscheidungsprozess beteiligt sein muss: Geschäftsführung oder Personalleitung, Controlling, ggf. Betriebsrat, ggf. IT und Datenschutz. Die Rollenverteilung wird in einem kurzen Gespräch mit der Geschäftsführung abgestimmt. Details zur sauberen Rollenteilung stehen im Beitrag zum Stakeholder-Management.

Phase 2: Entscheidung (Tag 31 bis 60)

In der zweiten Phase bauen Sie die Grundlage für die interne Entscheidung. Ziel ist eine freigegebene Entscheidungsvorlage am Ende von Woche acht.

Woche 5: Wirtschaftliche Darstellung

Controlling rechnet den Business Case: Gesamtkosten, Förderquote nach Unternehmensgröße, Zuschusshöhe, Eigenanteil, Liquiditätsbedarf. Die Förderquoten sind nach §82 SGB III gestaffelt: Kleinstunternehmen unter zehn Mitarbeitern bis 100 Prozent, KMU mit 10 bis 249 Mitarbeitern 50 bis 100 Prozent, Unternehmen mit 250 bis 2.499 Mitarbeitern bis 50 Prozent, Großunternehmen ab 2.500 Mitarbeitern bis 25 Prozent.

Ein mittelständisches Unternehmen mit 180 Mitarbeitern, das zehn Beschäftigte für jeweils vier Monate qualifizieren lässt, kommt bei einer Förderung von 50 Prozent auf einen Zuschuss von rund 48.500 Euro zuzüglich Lohnzuschuss. Diese Rechnung gehört in die Vorlage.

Woche 6: Entscheidungsvorlage

HR, Controlling und Fachbereich erstellen gemeinsam die Entscheidungsvorlage. Sie enthält: Bedarfsbeschreibung, Maßnahmenvorschlag, wirtschaftliche Darstellung, Zeitplan, offene Fragen, Risikobewertung. Struktur und Aufbau stehen im Artikel zur Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung.

Woche 7: Betriebsrat und Geschäftsführung

Der Betriebsrat wird formal einbezogen. Nach §§96 bis 98 BetrVG hat er Beteiligungsrechte bei Fragen der beruflichen Bildung. Ein frühzeitig einbezogener Betriebsrat beschleunigt den Prozess. Die Geschäftsführung trifft in einem Regeltermin die Freigabeentscheidung. Bei guter Vorlage dauert das zehn bis zwanzig Minuten.

Woche 8: Mitarbeiterseite

Nach interner Freigabe führt HR gemeinsam mit der Führungskraft das Gespräch mit den Mitarbeitern. Ziel ist eine schriftliche Zustimmung und die Unterzeichnung der Qualifizierungsvereinbarung. Einen Leitfaden für dieses Gespräch finden Sie im weiteren Silo.

Phase 3: Umsetzung (Tag 61 bis 90)

In der dritten Phase stellen Sie den Antrag und bereiten den Kursstart vor.

Woche 9: Antragstellung

HR reicht den QCG-Antrag bei der Agentur für Arbeit ein. Benötigt werden: Bildungsbedarfsplan, Angaben zu Maßnahme und Träger, Mitarbeiterliste mit Vertragsdaten, wirtschaftliche Darstellung, Qualifizierungsvereinbarungen. Die Antragstellung läuft digital über die Arbeitgeberservice-Plattform der Agentur.

Woche 10 bis 12: Bearbeitungszeit

Die Bearbeitung beim Arbeitgeberservice dauert typischerweise vier bis acht Wochen. In dieser Zeit bereiten Sie intern die Freistellung vor: Vertretungsregelungen, technische Voraussetzungen, Übergabe laufender Projekte. Details zur Vertretung finden Sie im Beitrag zur Vertretungsregelung.

Woche 13: Kursstart

Bei Förderzusage erfolgt der Kursstart nach dem regulären Terminplan des Trägers. HR koordiniert die formalen Schritte: Anmeldung, Zugang zur Lernplattform, Freistellungsbescheinigung. Ab jetzt beginnt die Qualifizierungsphase, die typischerweise vier bis sechs Monate dauert.

Zeitlicher Überblick als Tabelle

Phase	Zeitraum	Kernaktivität	Verantwortlich
Phase 1 Woche 1-2	Tag 1-14	Bedarfsidentifikation	HR + Fachbereich
Phase 1 Woche 3	Tag 15-21	Trägerrecherche	HR
Phase 1 Woche 4	Tag 22-30	Stakeholder-Sortierung	HR + GF
Phase 2 Woche 5	Tag 31-37	Wirtschaftliche Rechnung	Controlling
Phase 2 Woche 6	Tag 38-44	Entscheidungsvorlage	HR
Phase 2 Woche 7	Tag 45-51	BR-Einbindung, Entscheidung	GF, BR
Phase 2 Woche 8	Tag 52-60	Mitarbeitergespräche	HR, Führungskraft
Phase 3 Woche 9	Tag 61-67	Antragstellung	HR
Phase 3 Woche 10-12	Tag 68-84	Bearbeitungszeit, Vorbereitung	AfA + intern
Phase 3 Woche 13	Tag 85-90	Kursstart	Mitarbeiter + Träger

Wo sich der Plan verschiebt

In der Praxis verläuft selten alles nach dem Lehrbuch. Häufige Abweichungen und wie Sie damit umgehen:

Der Betriebsrat braucht mehr Zeit. Wenn es keine bestehende Betriebsvereinbarung zur Weiterbildung gibt, kann die BR-Beteiligung zwei bis vier Wochen zusätzlich beanspruchen. Planen Sie diese Zeit in Phase 2 ein oder verhandeln Sie parallel zur Bedarfsanalyse.

Die Geschäftsführung hat Rückfragen. Eine unvollständige Vorlage kostet eine Schleife von sieben bis vierzehn Tagen. Gegenmittel: In Phase 2 eine Zwischenabstimmung mit der GF einplanen, bevor die finale Vorlage entsteht.

Der Arbeitgeberservice braucht länger. Bei hoher Antragslast oder Nachfragen kann die Bearbeitung bis zu zwölf Wochen dauern. Planen Sie mit einem Puffer oder gehen Sie mit dem Antrag drei bis vier Wochen früher los.

Der Mitarbeiter lehnt ab. Ein seltener, aber realer Fall. Dann beginnt Phase 2 Woche 8 neu mit einem anderen Kandidaten. Gegenmittel: In Phase 1 bereits mit zwei oder drei Kandidaten sprechen, nicht nur mit einem.

Was der Plan voraussetzt

Dieser neunzig-Tage-Plan funktioniert, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens: Die Geschäftsführung ist grundsätzlich bereit, die Maßnahme zu unterstützen. Wenn Sie erst auf Ebene der GF um Zustimmung werben müssen, kommen dreißig bis sechzig Tage dazu.

Zweitens: Es gibt eine klare HR-Zuständigkeit. Ohne benannte verantwortliche Person in HR versandet der Prozess. Die Person braucht nicht mehrere Tage pro Woche, aber sie muss den Hut aufhaben.

Drittens: Der Bildungsträger ist verfügbar. Wenn der nächste Kursstart in sechs Monaten liegt, verschiebt sich der Kursstart entsprechend, die Phase 3 wird länger, Phase 1 und 2 bleiben gleich.

Varianten für kleinere und größere Unternehmen

Bei Unternehmen unter 20 Mitarbeitern vereinfacht sich der Plan erheblich. Viele Rollen laufen bei der Geschäftsführung zusammen, der Betriebsrat entfällt meist, die Entscheidung kann in einer Woche fallen. Realistisch sind 45 bis 60 Tage vom Erstimpuls bis zum Antrag.

Bei Unternehmen über 500 Mitarbeitern wird der Prozess komplexer. Matrix-Entscheidungen zwischen HR, Fachbereich, Konzern-Personalentwicklung und zentralem Controlling brauchen mehr Zeit. Realistisch sind 120 bis 150 Tage. Hier lohnt sich eine Betriebsvereinbarung zur Weiterbildung, die wiederkehrende Entscheidungen beschleunigt.

In beiden Fällen bleibt die Grundstruktur gleich: klären, entscheiden, umsetzen. Nur die Dauer der Einzelphasen variiert.

Was Sie beim ersten Mal lernen

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass der erste QCG-Antrag immer mühsamer ist als geplant. Unterlagen werden neu erstellt, Rollen neu sortiert, Formulierungen neu formuliert. Das ist normal. Ab dem zweiten oder dritten Antrag greifen Routinen, und der Prozess verkürzt sich auf die Hälfte.

Diese Lernkurve ist der Grund, warum viele Unternehmen nach dem ersten erfolgreichen QCG-Antrag eine strukturelle Entscheidung treffen: Entweder sie machen das nie wieder, oder sie bauen eine systematische Weiterbildungsinfrastruktur auf. Die systematische Variante zahlt sich ab dem dritten Antrag aus, wie im Beitrag zu Lessons Learned beschrieben.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Die rechtlichen Grundlagen des QCG stehen in §82 SGB III. Die operative Umsetzung konkretisieren die Durchführungsanweisungen der Bundesagentur. Offizielle Informationen finden Sie bei der Bundesagentur für Arbeit{target=“_blank” rel=“noopener”}. Den Gesetzestext zu §82 SGB III finden Sie bei gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Häufig gestellte Fragen zum 90-Tage-Plan

Ist ein 90-Tage-Plan für KMU unter 50 Mitarbeitern überdimensioniert?

Ja, kleinere Unternehmen kommen oft mit 45 bis 60 Tagen aus, weil Entscheidungswege kürzer sind. Der Grundablauf (klären, entscheiden, umsetzen) bleibt gleich, nur die Phasen schrumpfen.

Was passiert, wenn die Agentur länger als acht Wochen braucht?

Sie verlieren keine Förderung, aber der Kursstart verschiebt sich. Kalkulieren Sie vorsichtshalber zehn bis zwölf Wochen ein. Bei sehr langer Bearbeitungsdauer (über drei Monate) ist ein höflicher Anruf beim zuständigen Sachbearbeiter sinnvoll.

Kann man mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in einem Antrag beantragen?

Ja. Bei mehreren Mitarbeitern aus demselben Unternehmen ist ein Sammelantrag üblich. Die Unterlagen werden strukturell einmal erstellt und pro Person ergänzt. Details im Beitrag zum [Förderantrag für mehrere Mitarbeiter](/blog/antragsprozess/qcg-foerderantrag-mehrere-mitarbeiter/).

Wie verhindere ich, dass der Plan an Weihnachten oder im Sommer stockt?

Starten Sie den Plan nicht unmittelbar vor größeren Ferienzeiten. Wenn Phase 2 (Entscheidungsphase) in die Haupturlaubszeit fällt, rechnen Sie zwei bis vier Wochen Zusatzpuffer ein. Besser: Planung so aufsetzen, dass Phase 2 außerhalb der Ferien liegt.

Wann sollte ich mit dem Bildungsträger ins Gespräch gehen?

Am besten in Phase 1 Woche 3, also etwa zwei bis drei Wochen nach Projektstart. So haben Sie bei der Entscheidungsvorlage schon konkrete Zahlen und ein konkretes Kursdatum. Früher bringt wenig, weil der Bedarf noch nicht scharf ist.

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Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

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