Umsatzsteuer bei Bildungsträgern: §4 Nr. 21 UStG

Der §4 Nr. 21 UStG stellt Bildungsleistungen unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer frei. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Vorschrift zum 01.01.2025 reformiert, um sie an EU-Recht anzupassen. Für die praktische QCG-Abwicklung bleibt das Ergebnis gleich: AZAV-zertifizierte Bildungsträger wie SkillSprinters stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, sofern eine entsprechende Bescheinigung der Landesbehörde vorliegt.

Für Arbeitgeber, die Qualifizierungsmaßnahmen einkaufen, wirkt die Befreiung auf den ersten Blick neutral: Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, kein Vorsteuerabzug. Bei genauerem Hinsehen ergeben sich aber Konsequenzen, die beim Vergleich verschiedener Bildungsträger oder Maßnahmentypen relevant sind. Dieser Artikel erklärt die Regelung und ihre praktischen Auswirkungen.

Die Vorschrift nach der Reform 2025

Die Reform hat §4 Nr. 21 UStG neu strukturiert, um ihn mit Art. 132 Abs. 1 Buchstaben i und j der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in Einklang zu bringen. Die EU hatte Deutschland wegen unzureichender Umsetzung gerügt.

Die neue Fassung stellt umsatzsteuerfrei:

• Leistungen, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck öffentlich-rechtlicher Einrichtungen dienen
• Leistungen von privaten Schulen und anderen allgemein- oder berufsbildenden Einrichtungen, soweit die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass sie Schul- und Hochschulunterricht, Ausbildung, Weiterbildung oder berufliche Umschulung erbringen
• Schul- und Hochschulunterricht durch Privatlehrer

Für QCG-relevante Weiterbildungsträger ist die zweite Gruppe zentral. Die Bescheinigungspflicht bleibt bestehen. Die Vorschrift findet sich auf gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}.

Was sich durch die Reform geändert hat

Die Reform ist minimal-invasiv ausgefallen. Der ursprüngliche Regierungsentwurf wollte weitergehende Änderungen vornehmen, der Bundesrat hat den Entwurf im Vermittlungsverfahren entschärft.

Was geblieben ist: Das Bescheinigungsverfahren durch die Landesbehörden. Bildungsträger müssen nach wie vor eine Bescheinigung beantragen, um die Umsatzsteuerfreiheit zu nutzen.

Was konkretisiert wurde: Der sachliche Anwendungsbereich. Die neue Fassung nennt ausdrücklich Schul- und Hochschulunterricht, Ausbildung, Weiterbildung und berufliche Umschulung. Das deckt sich mit der bisherigen Praxis, schafft aber mehr Rechtssicherheit.

Was neu ist: Die Erstreckung auf Privatlehrer, die Schul- und Hochschulunterricht erteilen. Das betrifft Einzelpersonen, die ohne organisatorische Einbindung in eine Bildungseinrichtung Unterricht erteilen.

Für QCG-Maßnahmen ändert sich durch die Reform in der Praxis wenig. AZAV-zertifizierte Träger haben weiterhin die Bescheinigung, die Rechnungen bleiben umsatzsteuerfrei.

Die Übergangsregelung bis 2028

Die Reform sieht eine Übergangsregelung für Leistungen vor, die bis zum 01.01.2028 erbracht werden. In diesem Zeitraum wird es nicht beanstandet, wenn Anbieter ihre Leistungen nach der bisherigen Praxis behandeln.

Diese Regelung gibt Bildungsträgern Zeit, sich auf die neue Rechtslage einzustellen. Für Arbeitgeber, die Maßnahmen einkaufen, bedeutet das: Bis zum 01.01.2028 können sowohl die alte als auch die neue Behandlung auftreten. Bei Prüfungen durch das Finanzamt werden beide Varianten akzeptiert, soweit sie konsistent umgesetzt werden.

Nach dem 01.01.2028 gilt nur noch die neue Fassung. Bildungsträger, die ihre Bescheinigung nicht rechtzeitig erneuern lassen oder die Anforderungen nicht erfüllen, verlieren die Umsatzsteuerbefreiung.

Die Bescheinigung der Landesbehörde

Zentrale Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung ist die Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde. Die Bescheinigung wird auf Antrag ausgestellt und bestätigt, dass der Anbieter Schul- und Hochschulunterricht, Ausbildung, Weiterbildung oder berufliche Umschulung erbringt.

Das Bescheinigungsverfahren ist in den Bundesländern unterschiedlich geregelt. In den meisten Ländern ist das Landesministerium für Kultus oder Bildung zuständig, teilweise auch die Bezirksregierungen. Die Anforderungen an die Bescheinigung umfassen in der Regel:

• Beschreibung der angebotenen Bildungsmaßnahmen
• Qualifikation der Lehrkräfte
• Curricula und Lernziele
• Organisatorische Rahmenbedingungen
• Zertifizierung nach AZAV oder ähnlichen Verfahren

Die Bescheinigung wird häufig für einen bestimmten Zeitraum ausgestellt und muss dann erneuert werden. Die Laufzeit variiert je nach Bundesland zwischen drei und fünf Jahren.

SkillSprinters verfügt über die erforderliche Bescheinigung. Für Arbeitgeber bedeutet das: Rechnungen für DigiMan, Wirtschaftsfachwirt und andere Maßnahmen sind umsatzsteuerfrei.

Was die Befreiung für Arbeitgeber bedeutet

Auf den ersten Blick ist die Umsatzsteuerbefreiung für Arbeitgeber neutral. Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, kein Vorsteuerabzug.

Bei genauem Hinsehen ergeben sich aber Unterschiede, je nach Stellung des Arbeitgebers im Umsatzsteuersystem.

Fall 1: Arbeitgeber ist umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Ohne §4 Nr. 21 UStG würde der Bildungsträger 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen. Der Arbeitgeber könnte die Vorsteuer ziehen und wäre netto gleich belastet. Durch §4 Nr. 21 UStG entfällt der Umweg: Keine Umsatzsteuer, kein Vorsteuerabzug, gleiches Ergebnis.

Fall 2: Arbeitgeber ist teilweise umsatzsteuerbefreit (z. B. Kleinunternehmer, bestimmte gemeinnützige Einrichtungen). Ohne §4 Nr. 21 UStG würde der Bildungsträger Umsatzsteuer berechnen, der Arbeitgeber könnte die Vorsteuer nicht oder nur anteilig ziehen. Das macht die Weiterbildung teurer. Mit §4 Nr. 21 UStG profitiert dieser Arbeitgeber: Die Befreiung senkt seine effektiven Kosten.

Fall 3: Arbeitgeber ist vollständig umsatzsteuerbefreit (z. B. reine Vermietung von Immobilien). Ähnlich wie Fall 2: §4 Nr. 21 UStG senkt die Kosten.

Für die meisten gewerblichen Arbeitgeber ist die Befreiung wirtschaftlich neutral. Für gemeinnützige Einrichtungen oder Unternehmen mit gemischten Umsätzen ist sie ein Vorteil.

Auswirkung auf die QCG-Kostenrechnung

Bei QCG-Anträgen werden die Nettobeträge der Bildungsleistungen angegeben. Die Förderung bezieht sich auf die Nettokosten. Durch die Umsatzsteuerbefreiung entspricht der Nettobetrag dem Bruttobetrag.

Bei einem DigiMan-Kurs mit 9.662 Euro Kurspreis gilt: 9.662 Euro netto, 9.662 Euro brutto, 0 Euro Umsatzsteuer. Der Arbeitgeber überweist exakt 9.662 Euro an den Bildungsträger.

Bei einem nicht-befreiten Bildungsträger würde die Rechnung anders aussehen: 8.119 Euro netto plus 1.542 Euro Umsatzsteuer (19 Prozent) = 9.662 Euro brutto. Die QCG-Förderung bezieht sich auf die Nettokosten von 8.119 Euro. Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen könnte die 1.542 Euro Vorsteuer ziehen und wäre netto gleich belastet.

Für die QCG-Förderung ist die Umsatzsteuerbefreiung günstiger, weil die Förderung auf den Bruttobetrag (=Nettobetrag) bezogen wird. Bei einem nicht-befreiten Anbieter wäre die Förderbasis nur der Nettoanteil.

Was nicht unter die Befreiung fällt

Die Umsatzsteuerbefreiung gilt nur für die eigentlichen Bildungsleistungen. Bestimmte Nebenleistungen können umsatzsteuerpflichtig bleiben.

Nicht befreit sind in der Regel:

• Verpflegung, die über eine untergeordnete Nebenleistung hinausgeht
• Unterkunft, die über eine untergeordnete Nebenleistung hinausgeht
• Eigenständige Beratungsleistungen
• Lehrmaterialien, die separat und im freien Verkauf erworben werden können
• Eigenständige Prüfungsgebühren durch Dritte

Wenn ein Bildungsträger etwa einen Präsenz-Workshop mit Hotelübernachtung anbietet, können die Übernachtungskosten umsatzsteuerpflichtig sein, auch wenn der Workshop selbst umsatzsteuerfrei ist. Die Trennung der Positionen in der Rechnung ist wichtig.

Bei Online-Kursen wie dem DigiMan stellt sich die Frage in der Regel nicht, weil keine Verpflegungs- oder Übernachtungsleistungen erbracht werden.

Die Beurteilung der Hauptleistung

Wenn ein Paket aus Bildungsleistung und umsatzsteuerpflichtigen Nebenleistungen angeboten wird, bewertet das Umsatzsteuerrecht die Gesamtheit. Die Hauptleistung prägt die umsatzsteuerliche Behandlung.

Ist die Bildungsleistung klar die Hauptleistung und die Nebenleistungen sind untergeordnet, gilt die Umsatzsteuerbefreiung für das gesamte Paket. Beispiel: Ein fünftägiger Präsenzkurs mit Mittagsverpflegung. Die Bildungsleistung prägt das Paket, die Verpflegung ist Nebenleistung.

Ist das Verhältnis umgekehrt oder liegen zwei gleichwertige Leistungen vor, kann eine Aufteilung erforderlich sein. Beispiel: Ein Hotel bietet ein Seminar an, das Seminar ist aber nur kleiner Teil des Angebots. Hier kann die Befreiung nicht automatisch auf das gesamte Paket ausgedehnt werden.

Folgen falscher Rechnungsstellung

Wenn ein Bildungsträger fälschlich Umsatzsteuer auf eine umsatzsteuerfreie Leistung berechnet, entsteht ein Problem. Der Arbeitgeber sollte die fälschlich berechnete Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen, weil die Leistung tatsächlich befreit war.

Die Konsequenz: Bei einer Umsatzsteuerprüfung kann die Vorsteuer versagt werden. Der Arbeitgeber zahlt die Steuer plus Zinsen nach. Bei großen Beträgen wird das teuer.

Empfehlung: Bei Rechnungen von Bildungsträgern prüfen, ob Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist. Wenn eine Umsatzsteuerbefreiung gilt, sollte die Rechnung dies ausweisen: „Umsatzsteuerbefreit nach §4 Nr. 21 UStG”. Bei Zweifeln beim Bildungsträger nachfragen.

Spezialfall Inhouse-Schulungen durch Dritte

Manchmal beauftragt ein Arbeitgeber einen externen Trainer für eine Inhouse-Schulung. Gilt auch hier §4 Nr. 21 UStG?

Die Antwort hängt davon ab, ob der externe Trainer als „Bildungseinrichtung” mit Bescheinigung gilt. Einzelne Trainer ohne Institutionsbezug fallen oft nicht unter §4 Nr. 21 UStG. Ihre Leistungen sind umsatzsteuerpflichtig.

Eine Ausnahme: Wenn der Trainer für eine Bildungseinrichtung tätig ist und die Schulung im Auftrag dieser Einrichtung durchführt, kann die Befreiung greifen. Die vertragliche Struktur ist entscheidend.

Für den QCG-Kontext sind Inhouse-Schulungen selten relevant. QCG-Maßnahmen werden in der Regel in strukturierten Kursen von zertifizierten Trägern durchgeführt.

EU-rechtlicher Hintergrund

Die Reform 2025 war durch EU-Recht getrieben. Art. 132 Abs. 1 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie verlangt bestimmte Befreiungen für Bildungsleistungen, die Deutschland nicht vollständig umgesetzt hatte.

Die EU-Vorgaben sehen Befreiungen vor für:

• Schul- und Hochschulunterricht
• Ausbildung, Fortbildung und berufliche Umschulung
• Erbringung durch Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder vergleichbare Einrichtungen

Die deutsche Umsetzung hat die EU-Vorgaben lange Zeit eng ausgelegt. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Umsetzung erweitert, ohne das bewährte Bescheinigungsverfahren aufzugeben.

Die EU-Richtlinie ist auf eur-lex.europa.eu{target=“_blank” rel=“noopener”} zugänglich.

Rechtsgrundlage und weiterführende Quellen

Der §4 Nr. 21 UStG steht auf gesetze-im-internet.de{target=“_blank” rel=“noopener”}. Das BMF-Schreiben zur Reform gibt detaillierte Auslegungshinweise und ist über die Finanzministerien online abrufbar.

Für die bilanzielle Behandlung von QCG-Zuschüssen siehe den Artikel zur Bilanzierung von QCG-Zuschüssen. Die Abstimmung mit der Lohnsteuer-Freistellung nach §3 Nr. 19 EStG behandelt der Artikel zur Lohnsteuer bei geförderter Weiterbildung.

Informationen zur AZAV-Zertifizierung als Voraussetzung der Umsatzsteuerbefreiung stehen im Artikel zur AZAV-Zertifizierung für QCG-Träger.

Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer bei Bildungsträgern

Muss ich als Arbeitgeber die Umsatzsteuerbefreiung beantragen?

Nein. Die Befreiung wirkt automatisch auf der Rechnung des Bildungsträgers. Der Arbeitgeber muss nur prüfen, ob die Rechnung keine Umsatzsteuer ausweist. Bei Zweifeln beim Bildungsträger nachfragen.

Kann ich die Vorsteuer ziehen, wenn der Bildungsträger fälschlich Umsatzsteuer berechnet hat?

Rechtlich nicht. Die Leistung war tatsächlich umsatzsteuerfrei, die ausgewiesene Umsatzsteuer ist fehlerhaft. Ein Vorsteuerabzug kann bei Prüfung versagt werden. Besser: Rechnung korrigieren lassen.

Was gilt, wenn mein Unternehmen überwiegend umsatzsteuerbefreite Umsätze erzielt?

Für solche Unternehmen ist die Befreiung der Bildungsleistungen ein Vorteil. Sie können die Vorsteuer nicht ziehen und würden bei umsatzsteuerpflichtigen Bildungsleistungen die volle Umsatzsteuer tragen. Durch die Befreiung nach §4 Nr. 21 UStG fällt diese Belastung weg.

Ändert sich die Rechnung durch die Reform 2025?

Formal nicht. Die Rechnung weist weiterhin keine Umsatzsteuer aus. Der Hinweis auf die Rechtsgrundlage wird angepasst: Statt „Umsatzsteuerbefreit nach §4 Nr. 21 a) UStG" jetzt „Umsatzsteuerbefreit nach §4 Nr. 21 UStG (in der Fassung ab 01.01.2025)".

Gilt die Befreiung auch für ausländische Bildungsträger?

Bei Leistungen von ausländischen Bildungsträgern gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Der Leistungsempfänger (deutsche Arbeitgeber) schuldet die Umsatzsteuer. Ob die Befreiung nach §4 Nr. 21 UStG anwendbar ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei ausländischen Anbietern steuerlich vorab prüfen lassen.

---

Zuletzt geprüft am 21.04.2026 von Dr. Jens Aichinger.

QCG-Rechner: Ihre Förderung in 3 Minuten Rechnen Sie Förderquote, Zuschuss und Eigenanteil für Ihre konkrete Situation aus. Zum QCG-Rechner

Bei konkretem Bedarf: 20-Minuten-Erstgespräch vereinbaren

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei konkreten Umsatzsteuerfragen oder Zweifeln an der Rechnungsstellung konsultieren Sie einen Steuerberater.